Programari a mida o producte de catàleg? Com decidir-ho per a la teva empresa

La pregunta prèvia: el teu ERP ja ho fa?

Abans de comparar res, mira el que ja has pagat. Els fabricants de programari de gestió afegeixen capes d'intel·ligència artificial als seus productes (lectura de factures, assistents sobre les dades, comandes per missatgeria) i activar una funció que ja és a la teva llicència sempre serà més ràpid i més barat que comprar una altra eina o desenvolupar-ne una. Si cobreix les teves regles, la cerca s'acaba aquí.

Un avís sobre el «ja està fet»: que un producte sigui de catàleg no vol dir que posar-lo en marxa surti gratis. L'Estat mateix li va posar preu quan va fixar els imports del Kit Digital: 6.000 € per parametritzar durant 60 hores un producte de gestió de processos que ja existeix, per a una empresa de 10 a menys de 50 empleats (Annex IV de l'Ordre ETD/1498/2021 en la redacció de l'Ordre TDF/435/2024). Sense desenvolupament a mida i sense intel·ligència artificial. La implantació d'un producte també es paga; la diferència és què et dona i què et queda després.

Compra producte quan et dona el que no pots construir

El criteri que fem servir és aquest: què aporta l'eina que un desenvolupament propi no pugui aportar mai? Quan la resposta és una cosa d'aquesta llista, compra el producte, i no ho dubtis:

• Una homologació o certificació oficial. La digitalització certificada de tiquets i factures, que permet destruir el paper amb validesa davant l'Agència Tributària, és un procés homologat per un organisme oficial: per molt bé que programis, la teva aplicació no tindrà aquesta homologació. El mateix passa amb la signatura electrònica amb validesa legal, que exigeix un prestador de serveis de confiança, o amb la factura electrònica i la carta de transport electrònica, que la norma va fent obligatòries sobre plataformes que compleixen requisits tècnics i legals concrets.
• Una xarxa que no és teva. Bancs, Administració, passarel·les de pagament, marketplaces, intercanvi de documents amb altres empreses: el valor és que l'altre costat ja està connectat. Aquesta xarxa no es construeix, es contracta.
• Un compliment amb calendari que algú manté per tu. Nòmines i cotitzacions, presentació de models tributaris, normes que canvien cada any: el producte val perquè el seu fabricant actualitza la norma abans que t'afecti.
• Una funció allunyada del teu nucli que tothom ja fa igual. Correu, ofimàtica, comptabilitat general, videotrucades. No té sentit construir el que no et distingeix.

És exactament el que fem amb els productes que venem i integrem: la gestió de despeses amb Captio, per la seva digitalització certificada, i la signatura electrònica, la factura electrònica i la carta de transport electrònica amb Docuten. Aporten una homologació i una xarxa que no tindria sentit construir per a un client, de manera que els venem, els integrem i els mantenim.

Fes la teva quan és un procés de la teva empresa

Quan l'aplicació no et dona cap d'aquestes coses i el que fa és, simplement, executar processos de la teva empresa (com entren les comandes, com es controla una obra, com s'analitza un expedient, com es creua el que s'ha facturat amb el que s'ha pressupostat), avui compensa fer la teva. Per tres raons que veiem repetir-se:

• Que s'adapti a tu, i no tu a ella. Un producte estàndard porta un munt de funcions que no faràs servir i li falten les dues o tres que necessites de debò: la tarifa negociada client a client, el flux d'aprovació que no és l'habitual, l'excepció que al teu sector és la norma. Adaptar la teva empresa al producte és un cost que no apareix a cap factura i es paga cada dia.
• El teu sistema de gestió s'integra encara que no sigui a cap llista. Una part de les empreses espanyoles funciona amb verticals del sector, amb programari d'un fabricant local o amb un desenvolupament propi de fa anys. Un producte estàndard només es connecta amb el que és a la seva llista; una aplicació teva s'integra per la via que el teu ERP admeti. Ho expliquem a s'integra la IA amb el meu ERP?.
• Les dades es queden on tu decideixes. Informació de salut, expedients, dades d'un client que exigeix que no surtin del seu entorn o de la Unió Europea: un producte processa on decideix el seu fabricant; el teu, on digui el teu contracte.

I n'hi ha una quarta, que és de patrimoni: la propietat és de la teva empresa, per contracte. En cancel·lar una subscripció no queda res. En un desenvolupament a mida, la propietat del codi específic del teu projecte, els prompts, la configuració, la documentació i les dades queda fixada al contracte amb clàusules clares; els components propis de Tecnea sobre els quals es construeix continuen sent de Tecnea i s'utilitzen dins del servei. Ho expliquem a de qui és el codi de la teva aplicació?. Amb intel·ligència artificial, a més, el desenvolupament a mida s'ha abaratit prou perquè els comptes surtin en projectes que fa cinc anys no s'haurien plantejat; el rang es troba a quant costa una aplicació amb IA.

El compte que convé fer: a 24 mesos

Comparar el preu d'arrencada enganya en les dues direccions. Un producte sembla barat perquè el seu cost està repartit en quotes; un desenvolupament sembla car perquè el seu cost va al davant. El compte honest és a dos anys: import inicial més quota mensual multiplicada per vint-i-quatre, per a les dues opcions, i al costat el que et queda al final.

A vint-i-quatre mesos, els dos comptes s'assemblen més del que sembla al principi. El que els separa és el que et dona cadascun, qui decideix el preu de l'any vinent i què et queda quan deixes de pagar.

Quatre preguntes que decideixen

Si ho vols resoldre en cinc minuts, respon aquestes quatre per escrit:

1. 1La funció depèn d'una homologació, una certificació o una acreditació oficial que un desenvolupament propi no pot tenir? Si és que sí, producte. No hi ha res més a dir.
2. 2Depèn d'una xarxa que no és teva —bancs, Administració, altres empreses, passarel·les de pagament—? Si és que sí, producte: la xarxa és el que compres.
3. 3És un procés de la teva empresa, amb regles teves, que un producte estàndard t'obligaria a canviar? Si és que sí, a mida: l'aplicació s'ha d'adaptar a tu.
4. 4Què et queda si deixes de pagar d'aquí a tres anys? Si la resposta és «res» i això t'incomoda, és que vols un actiu, no un lloguer.

El normal és que la resposta sigui les dues coses: producte per al que és homologat i per a la xarxa, a mida per al procés, i una integració entre tots dos perquè la dada no es teclegi dues vegades. És el que fem cada dia: la gestió de despeses amb Captio va integrada a l'aplicació a mida, sense substituir-la. Si tens dues respostes a favor del desenvolupament, demana un pilot petit sobre un sol procés abans de comprometre res més: és la manera barata de comprovar si el proveïdor (nosaltres o un altre) fa el que diu.

El nostre biaix, declarat: venem les dues coses

Tecnea desenvolupa aplicacions a mida i, alhora, és partner i integrador de producte de tercers: gestió de despeses amb Captio (Emburse) i signatura electrònica, factura electrònica i carta de transport electrònica amb Docuten. Guanyem diners amb les dues vessants, de manera que l'interès no ens empeny cap a cap banda. El que ens empeny és el que hem vist en deu anys de projectes: allà on hi ha una homologació o una xarxa, el producte guanya sempre; allà on hi ha un procés propi, l'empresa que s'adapta a un estàndard acaba pagant dues vegades, la quota i l'adaptació.

El que portem és la capacitat de construir la teva integració sobre el teu procés, sense catàleg de cinquanta integracions ja fetes. I si el teu cas és de producte, t'ho direm en la primera conversa, que no es cobra.