Verifactu adiado para 2028 e a fatura eletrónica em Espanha já tem datas: o que muda para a sua empresa

A 5 de outubro de 2026 aconteceram duas coisas no mesmo dia em Espanha. O Boletín Oficial del Estado (BOE) publicou a portaria que põe em marcha a fatura eletrónica obrigatória entre empresas, e o Ministério das Finanças anunciou, numa nota informativa, que quer adiar o Verifactu até outubro de 2028 para que chegue ao mesmo tempo.

Isto afeta a sua empresa se fatura em Espanha (empresa espanhola, ou filial ou sucursal espanhola de um grupo estrangeiro). Se fatura só em Portugal, não se aplica: o que chega a toda a UE é a fatura eletrónica nas vendas entre Estados-membros, com o ViDA, em 2030.

A resposta curta: a fatura eletrónica entre empresas em Espanha já tem datas firmes, outubro de 2027 para quem fatura mais de 8 milhões de euros por ano e outubro de 2028 para quem fatura menos. O adiamento do Verifactu está anunciado, mas ainda não está no BOE: até ser publicado, as datas legais continuam a ser 1 de janeiro de 2027 para as sociedades e 1 de julho de 2027 para os restantes. As duas obrigações mexem nos mesmos programas, por isso o sensato é prepará-las ao mesmo tempo.

O que aconteceu exatamente

• Fatura eletrónica. A Orden HAC/1028/2026, de 2 de outubro, regula a solução pública de faturação eletrónica da Agência Tributária espanhola. Foi publicada no BOE a 5 de outubro e entrou em vigor no dia 6. Com ela começam a contar os prazos do Real Decreto 238/2026, o regulamento da fatura eletrónica entre empresários e profissionais: 12 meses para quem fatura mais de 8 milhões de euros por ano e 24 meses para os restantes.
• Verifactu. A nota do Ministério anuncia o adiamento das obrigações pendentes do Real Decreto 1007/2023, o regulamento do Verifactu, até outubro de 2028. Acrescenta que depois virá outra alteração para aproximar o Verifactu da fatura eletrónica e das novas regras europeias do IVA. Uma nota de imprensa não muda a lei: o adiamento produz efeitos quando a alteração do regulamento for publicada no BOE.

As datas, numa tabela

São duas obrigações diferentes

Confundem-se muitas vezes porque ambas falam de faturas e da Agência Tributária, mas pedem coisas diferentes.

• O Verifactu trata do programa com que emite as faturas. Cada fatura gera um registo com uma impressão digital que a encadeia com a anterior, leva um código QR, e o programa não deixa apagar nem alterar o que foi emitido sem deixar rasto. Na modalidade VERI*FACTU, os registos são enviados à Agência Tributária no momento. O fabricante do programa tem de assinar uma declaração responsável de conformidade.
• A fatura eletrónica trata do documento trocado entre a empresa que fatura e o seu cliente. Entre empresas, um PDF deixará de servir: a fatura terá de seguir num formato estruturado, que um programa lê sem interpretar nada (UBL, CII, EDIFACT ou Facturae, segundo a norma europeia EN 16931), através de uma plataforma privada ou da solução pública da Agência Tributária. Além disso, será preciso comunicar o estado de cada fatura: se é aceite, se é rejeitada e quando é paga. Com esses dados, o Governo espanhol quer medir os atrasos nos pagamentos.

Um pormenor simplifica o caso de muitas empresas médias e grandes. O Verifactu não se aplica a quem já leva os livros do IVA pelo Suministro Inmediato de Información (SII), obrigatório para as empresas que faturam mais de 6 milhões de euros por ano. Para quase todas as que faturam mais de 8 milhões, a data que conta é a da fatura eletrónica, outubro de 2027, e o adiamento do Verifactu não lhes muda nada. Também não se aplica no País Basco e em Navarra, que têm os seus próprios sistemas, como o TicketBAI.

Três motivos para não esperar por 2028

1. Enquanto não estiver no BOE, a data é 1 de janeiro de 2027. Para uma sociedade, faltam onze semanas. Os fabricantes de programas de faturação já estão a adaptar os seus produtos de qualquer forma.
2. A fatura eletrónica tem data firme, e a primeira vaga chega dentro de um ano. As empresas mais pequenas vão senti-la antes de 2028, porque os seus clientes e fornecedores grandes começam a enviar-lhes faturas estruturadas a partir de outubro de 2027.
3. As duas obrigações mexem nos mesmos programas. Preparar o Verifactu agora e a fatura eletrónica daqui a um ano é pagar duas vezes a revisão do ERP, das integrações e dos processos.

Onde está o trabalho a sério

Na maioria das empresas, as faturas não saem de um só sítio. Saem do ERP, mas também do programa de projetos ou de obras, do ponto de venda, da loja online, da ferramenta de orçamentos do CRM ou de uma folha de cálculo que alguém mantém há anos. E as que chegam entram pelo email, em PDF, e alguém as digita.

O Verifactu e a fatura eletrónica afetam todos esses caminhos:

• Cada sítio que emite faturas tem de cumprir, ou deixar de as emitir e passar os dados ao programa que cumpre. A Agência Tributária pode considerar sistema de faturação uma folha de cálculo ou um processador de texto usado para fazer faturas: conta o que a ferramenta faz, seja qual for o nome.
• As faturas recebidas mudam de forma. Durante alguns anos, os PDF vão conviver com as faturas estruturadas, que chegam com todos os dados já separados e podem ser contabilizadas sem digitar. Para tirar partido disso, o ERP ou o programa de contabilidade tem de as importar e de as cruzar com a encomenda e a guia de remessa.
• Os estados de pagamento vêm da tesouraria. Para comunicar quando cada fatura é paga, os dados do banco e os do ERP têm de estar ligados. Se hoje a reconciliação bancária é feita à mão, é este o ponto que vai dar mais trabalho.

Tudo isto é integração: pôr os programas que já tem a passar dados uns aos outros. Mudar de programa de gestão raramente é necessário. Se o seu se adapta (ou o fabricante o adapta), basta ligar-lhe o que hoje corre por fora, como explicamos em detalhe em automatizar a faturação sem mudar de programa (em espanhol).

O que fazer nas próximas semanas

1. Faça a lista de todos os sítios de onde sai uma fatura, incluindo as folhas de cálculo e as notas de crédito feitas à mão.
2. Pergunte por escrito a cada fabricante se tem a declaração responsável do Verifactu, em que formatos estruturados emite e recebe, se se liga à solução pública da Agência Tributária ou através de que plataforma, como comunica os estados da fatura e quanto custa cada coisa. O que um fabricante pode cobrar por abrir o seu programa a outros está explicado em ligar IA ao seu ERP ou CRM.
3. Decida onde vai receber as faturas estruturadas e como chegarão ao ERP sem serem digitadas.
4. Reveja como chega ao seu sistema a informação dos pagamentos. Se a reconciliação é manual, é o primeiro processo que compensa automatizar.
5. Ponha data em cada tarefa com o calendário da tabela, a começar pela obrigação que o afeta primeiro.

Perguntas frequentes

O Verifactu já foi adiado para 2028?

Foi anunciado, não aprovado. O Ministério das Finanças comunicou-o numa nota informativa a 5 de outubro de 2026. Até a alteração do Real Decreto 1007/2023 ser publicada no BOE, as datas em vigor são 1 de janeiro de 2027 para as sociedades e 1 de julho de 2027 para os restantes.

Quando passa a ser obrigatória a fatura eletrónica entre empresas em Espanha?

Em outubro de 2027 para quem fatura mais de 8 milhões de euros por ano e em outubro de 2028 para as restantes empresas e independentes. Os prazos, de 12 e 24 meses, começaram a contar a 6 de outubro de 2026, quando entrou em vigor a Orden HAC/1028/2026.

Um PDF enviado por email vai continuar a valer como fatura?

Entre empresas, a partir da sua data, não: terá de seguir num formato estruturado como UBL ou Facturae. A um consumidor final pode continuar a entregar-se um PDF ou um talão.

Tenho de mudar de programa de faturação?

Só se o seu não se for adaptar. Peça ao fabricante a declaração responsável do Verifactu e pergunte-lhe pelos formatos de fatura eletrónica. Se os tiver, o trabalho está em ligar-lhe os programas que hoje faturam por fora.

Que coima existe por usar um programa que não cumpre o Verifactu?

O artigo 201 bis da Ley General Tributaria espanhola prevê 50.000 euros por cada exercício para quem tenha um programa que não cumpre, e 150.000 euros por exercício e tipo de programa para quem o fabrica ou vende.

Se quiser rever como saem e entram hoje as faturas na sua empresa, diga-nos que programas usam.

Este artigo é informativo e não substitui aconselhamento fiscal. A Tecnea liga IA e automatização aos programas de gestão que as empresas já usam, por isso temos interesse comercial no tema. Citamos a nota do Ministério tal como foi noticiada pela imprensa económica espanhola, e as datas exatas da fatura eletrónica pelas análises publicadas da Orden HAC/1028/2026: confirme-as no BOE antes de decidir.

Fontes

1. Ministerio de Hacienda, nota informativa sobre o Verifactu (5 de outubro de 2026): hacienda.gob.es
2. Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula a solução pública de faturação eletrónica: boe.es
3. Agencia Tributaria, «Facturación electrónica obligatoria» (31 de março de 2026), sobre o Real Decreto 238/2026: agenciatributaria.gob.es
4. Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula os sistemas informáticos de faturação: boe.es
5. Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (artigo 201 bis): boe.es
6. Diretiva (UE) 2025/516 do Conselho, do pacote de IVA da UE conhecido como ViDA: eur-lex.europa.eu
7. elEconomista, «Hacienda vuelve a retrasar la entrada en vigor de Verifactu hasta octubre de 2028» (5 de outubro de 2026): eleconomista.es