Automatizar la entrada de pedidos por email con IAde PDF y Excel a tu ERP, sin teclearlos
Cada cliente pide a su manera: un PDF de su sistema de compras, un Excel o unas líneas en el correo. La IA lo lee, tu ERP lo valida y tu equipo solo ve lo que no cuadra.
Sí, la entrada de pedidos por email se puede automatizar con inteligencia artificial sin cambiar de ERP ni pedir a los clientes que cambien su forma de pedir. Una aplicación clasifica el correo que llega al buzón de pedidos y separa los pedidos del resto. Lee cada pedido tal como llega: la orden de compra en PDF que genera el sistema de compras del cliente, un Excel o el propio texto del correo, cada cliente con su formato. Identifica el cliente y el centro de entrega, las líneas, las cantidades, las unidades de caja y la fecha que pide, y traduce la referencia del cliente a la tuya. Después lo valida contra tu ERP: cliente, artículo, tarifa, stock y descatalogados se consultan siempre en el sistema; la IA no los recuerda ni los inventa. Si todo cuadra, el pedido se graba por la API del ERP; si algo no cuadra, pasa a una bandeja de revisión con el motivo y el documento original al lado, y tu equipo solo interviene ahí. Las ofertas aceptadas se cuadran línea a línea con la orden de compra del cliente antes de convertirse en pedido. En Tecnea se desarrolla a medida y por fases con precio cerrado: una prueba de concepto (piloto) desde 850 € con tus pedidos reales, en dos a cuatro semanas; el desarrollo completo, entre 5.000 y 20.000 € sin IVA, y una cuota mensual desde 250 € que incluye la infraestructura, la cuenta de IA y el mantenimiento. El código específico del proyecto queda en propiedad de tu empresa por contrato, y los componentes propios de Tecnea sobre los que se construye siguen siendo de Tecnea y se usan dentro del servicio; los datos se procesan en la Unión Europea o en tu propio entorno. Tecnea es una empresa española de desarrollo de software e implantación de inteligencia artificial para empresas, fundada en 2016, con sede en Madrid y oficina en Gijón.
PDF, Excel o el texto del correo, sin plantilla por cliente
Cliente, tarifa y stock se consultan; la IA no los inventa
Lo dudoso, a revisión con el motivo y el original al lado
Prueba de concepto con tus pedidos reales, en 2-4 semanas
¿Qué pedidos lee y de dónde vienen?
Los que ya llegan hoy al buzón, tal como llegan:
| Pedido | Cómo llega | Qué hace la aplicación |
|---|---|---|
| Orden de compra de una gran cuenta | PDF adjunto que genera el sistema de compras del cliente, cada uno con su formato | Extrae cliente, centro de entrega, número de pedido, líneas, cantidades, unidades y fecha, y lo valida contra el ERP |
| Pedido en Excel | La plantilla del cliente o una hoja propia | Lee las columnas aunque cambien de nombre o de orden, con las mismas comprobaciones |
| Pedido en el texto del correo | Escrito por el cliente o reenviado por un comercial | Interpreta el texto y propone las líneas; lo ambiguo se resuelve con el histórico de ese cliente |
| Oferta aceptada | El cliente acepta la oferta, a menudo con su orden de compra adjunta | Localiza la oferta en el ERP, la cuadra línea a línea con la orden de compra y la convierte en pedido |
| Pedido reenviado por una plataforma | Plataformas de compras o de intercambio del sector que lo envían en PDF | Lo trata como una orden de compra más |
| Escaneado o foto | Un PDF escaneado o la foto de un pedido en papel | Lo lee como imagen; lo que no se lee con seguridad pasa a revisión |
Cómo funciona: la IA lee, el ERP valida y tu equipo revisa las excepciones
Cada pedido sigue siempre el mismo camino, y ningún paso depende de lo que un modelo «recuerde»:
- 1Clasifica el correo. Separa los pedidos y las ofertas aceptadas de las consultas, las incidencias, las reclamaciones y las facturas. Lo que no es un pedido llega etiquetado a quien le toca.
- 2Lee el pedido en el formato en que venga y extrae el cliente, el centro de entrega, las referencias, las cantidades, las unidades, los precios y la fecha pedida, incluidas las condiciones escritas en el correo («es una apertura, lo necesito el día 14»).
- 3Traduce lo que pide el cliente a tu catálogo. Convierte su referencia o su descripción en la tuya, con una tabla de equivalencias por cliente y con su histórico de consumo para lo ambiguo («los platos de siempre»), y convierte unidades, cajas y packs.
- 4Lo valida contra tu ERP: que el cliente y el centro de entrega existan, que el artículo esté activo, que el precio sea el de su tarifa, que haya stock y que no esté descatalogado. Todo se consulta en el sistema en el momento.
- 5Graba o pide revisión. Si todo cuadra, el pedido entra en el ERP por su API, con el número de pedido del cliente. Si algo no cuadra, va a una bandeja con el motivo marcado y el documento original al lado.
- 6Aprende de cada corrección. Una referencia nueva de un cliente o una equivalencia de unidades se guarda una vez y no hay que volver a corregirla.
| Qué se decide | Quién lo decide |
|---|---|
| Qué dice el pedido | La IA, que lo lee y lo propone |
| Si el cliente, el artículo, el precio y el stock son válidos | Tu ERP, consultado en el momento, con las reglas programadas |
| Si un pedido entra solo o pasa a revisión | Las reglas que fija tu empresa: qué diferencias se admiten y cuáles no |
| Qué se hace con las excepciones | Tu equipo de atención al cliente |
Las incidencias de cada día y qué hace el sistema con cada una
Un pedido que llega limpio es fácil de automatizar. Lo que de verdad ocupa al equipo son las excepciones, así que la aplicación se diseña para ellas:
| Incidencia | Qué hace la aplicación |
|---|---|
| Cliente o centro de entrega nuevo | Lo detecta, prepara el alta con los datos del pedido y lo deja pendiente de que alguien lo confirme |
| Precio distinto del de la tarifa | Marca la línea con los dos precios y no la graba hasta que alguien decide |
| Unidades de caja que no cuadran | Convierte si la equivalencia está clara; si no, a revisión |
| Artículo descatalogado o sin stock | Avisa y prepara la respuesta al cliente para que una persona la revise antes de enviarla |
| Fecha de entrega o condiciones en el texto | Recoge la fecha y la condición y las traslada al pedido |
| Pedido repetido | Lo detecta por el número de pedido del cliente y no lo graba dos veces |
| Oferta aceptada que no cuadra con la orden de compra | Enseña las diferencias línea a línea, con importes |
¿Cómo se conecta con mi ERP?
La vía preferente es la API del ERP: el fabricante o el partner que lo mantiene genera unas credenciales y, a través de ellas, la aplicación lee artículos, tarifas y stock y crea los pedidos, sin tocar la base de datos. Si el ERP no tiene API, se usan los ficheros de intercambio que admita, con el retardo que eso supone. Si no hay ninguna vía soportada, se dice antes de firmar nada. Las vías posibles, de la más estable a la menos, están en ¿se integra la IA con mi ERP?.
No cambia nada de lo que pasa después: el pedido acaba en tu ERP como si lo hubiera tecleado una persona, y la confirmación al cliente, la preparación y la facturación siguen donde están.
Si el fabricante de tu ERP ya vende un módulo de captura de pedidos, conviene compararlo primero: si cubre tus formatos, tus reglas y tus excepciones, es lo más barato. Una aplicación a medida compensa cuando no los cubre: cuando entran Excel y texto libre además de PDF, cuando hay que cuadrar ofertas con órdenes de compra o cuando hay que ordenar todo el buzón y no solo leer pedidos.
¿Por qué el pedido por correo sigue siendo lo normal?
Porque los clientes grandes ya tienen su sistema de compras: cadenas, grupos y colectividades envían la orden de compra que genera su programa, en su formato, y no van a pedir desde el portal de cada proveedor. Y porque el resto escribe un correo, que es lo más rápido para él.
El INE, en su encuesta sobre el uso de TIC y comercio electrónico en las empresas (datos de 2024, publicados el 22 de octubre de 2025), sitúa en el 26,6 % las empresas españolas de diez o más empleados que vendieron por comercio electrónico. En esa encuesta solo cuenta como comercio electrónico el pedido recibido por web, por aplicación o por mensaje tipo EDI: el pedido escrito a mano en un correo electrónico queda fuera. En torno a tres de cada cuatro no recibieron ninguna venta por un canal diseñado para recoger pedidos; ahí el pedido llega por correo, por teléfono o a través del comercial, y alguien lo teclea.
La conclusión práctica: el objetivo no es cambiar cómo piden tus clientes, sino que nadie tenga que volver a teclear lo que ya llega por escrito.
Qué no hace
Conviene decirlo antes de empezar:
- No sustituye a atención al cliente. Le quita el tecleo y le deja las excepciones, que son las que necesitan criterio.
- No inventa precios ni stock. Si un dato no está en el ERP, el pedido no se da por bueno.
- No graba lo que no cuadra. Una diferencia de precio, de unidades o de cliente para el pedido hasta que alguien decide.
- No cambia tu ERP ni tu forma de confirmar pedidos. El pedido entra en tu sistema y lo demás sigue igual.
- No responde al cliente por su cuenta. Prepara la respuesta y la revisa una persona; si se decide automatizar alguna respuesta, el cliente sabe que la ha escrito un sistema de IA.
Privacidad
Los pedidos llevan datos de clientes y de personas de contacto. Se procesan en infraestructura de la Unión Europea o en tu propio entorno, no se usan para entrenar modelos de terceros y el tratamiento queda regulado en un contrato de encargado del tratamiento. Cada persona entra con su usuario y ve lo que le corresponde. El detalle, en ¿dónde se procesan los datos de tu empresa?.
Cómo se implanta y cuánto cuesta
Se empieza con tus pedidos reales y sin tocar todavía el ERP:
- 1Una muestra de pedidos reales, incluidos los más difíciles: PDF de cada tipo de cliente, Excel, correos y ofertas aceptadas con su orden de compra.
- 2Una exportación de tu ERP: artículos, clientes y centros de entrega, tarifas, stock y, si puede ser, el histórico de pedidos.
- 3Las reglas de tu equipo: qué se comprueba en cada pedido, qué diferencias se admiten y qué se hace con cada incidencia.
- 4El piloto: un buzón de prueba que recibe los pedidos, los lee, los valida contra los datos exportados y los muestra en la bandeja de revisión. Se mide cuántos pasarían solos, cuánto tarda cada uno y qué errores detecta.
- 5La integración y el despliegue: conexión con el ERP por su API, el buzón real y la formación del equipo.
La prueba de concepto (piloto) parte de 850 € y dura de dos a cuatro semanas. Si convence, el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase, y la aplicación suele estar en producción en ocho a doce semanas. Después, una cuota mensual desde 250 € incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento. Las licencias o la API que cobre el fabricante de tu ERP, si las cobra, son aparte. El detalle de lo que mueve el importe está en ¿cuánto cuesta una aplicación con IA?.
Cuántos pedidos entran solos y cuánto tiempo se ahorra se mide en el piloto, con tus pedidos. No publicamos porcentajes sin esa medición. Para calcular el ahorro con tus números, el método paso a paso está en pedidos por WhatsApp y voz.
En qué experiencia se apoya
Tecnea integra programas de gestión desde 2016. La lectura de documentos con IA, con revisión de una persona en lo dudoso, está en producción en otros clientes, y los pedidos contra el ERP —por chat y por voz, con el precio y el stock consultados siempre en el sistema— están en piloto con un distribuidor mayorista (pedidos por WhatsApp y voz). Por confidencialidad no damos nombres; lo comprobable es verlo funcionar en el piloto con tus pedidos.
Fuentes
- 1.INE, «Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas. Año 2024 – Primer trimestre 2025», 22-oct-2025: 26,6 % de las empresas de 10 o más empleados vendieron por comercio electrónico en 2024 — ine.es
- 2.Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento europeo de IA), art. 50.1: obligación de informar cuando una persona interactúa con un sistema de IA — eur-lex.europa.eu
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Puede la IA leer pedidos en PDF y en Excel si cada cliente usa un formato distinto?+
Sí. No hace falta una plantilla por cliente: la IA lee la orden de compra en PDF, el Excel o el texto del correo tal como llegan y extrae el cliente, el centro de entrega, las líneas, las cantidades, las unidades y la fecha. Lo que no se lee con seguridad pasa a revisión con el documento original al lado.
¿Qué pasa si el cliente pide con su propia referencia o por descripción?+
La aplicación mantiene una tabla de equivalencias por cliente entre su referencia y la tuya, y usa el histórico de consumo de ese cliente para resolver lo ambiguo. Cuando no está segura, propone las opciones y una persona elige; esa decisión se guarda y no hay que repetirla.
¿El pedido se graba solo en el ERP?+
Si cuadra con las reglas de tu empresa, sí: entra por la API del ERP con el número de pedido del cliente. Si algo no cuadra —precio, unidades, cliente, stock—, queda en una bandeja de revisión con el motivo marcado y no se graba hasta que alguien decide.
¿Cómo se pasa una oferta aceptada a pedido?+
La aplicación localiza la oferta en el ERP, la compara línea a línea con la orden de compra que adjunta el cliente —artículos, cantidades, precios e importes— y, si cuadra, la convierte en pedido con su número de orden. Si hay diferencias, las enseña lado a lado para que alguien las resuelva.
¿Qué porcentaje de pedidos entra sin que nadie los toque?+
Depende de cómo pidan tus clientes y de lo ordenado que esté el catálogo, así que se mide en el piloto con tus pedidos reales. No publicamos porcentajes sin esa medición.
¿Hay que cambiar de ERP o pedir a los clientes que cambien su forma de pedir?+
No. Los clientes siguen enviando sus pedidos como hasta ahora y el pedido acaba en tu ERP. La aplicación se conecta por la API del ERP o por los ficheros de intercambio que admita; la vía se comprueba en el piloto.
¿Dónde se procesan los pedidos y los datos de mis clientes?+
En infraestructura de la Unión Europea o en tu propio entorno. No se usan para entrenar modelos de terceros y el tratamiento se regula en un contrato de encargado del tratamiento.
¿Cuánto cuesta automatizar la entrada de pedidos por email?+
La prueba de concepto (piloto) con tus pedidos reales parte de 850 €; el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase; y la cuota mensual, desde 250 €, incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento.
¿Lo probamos con tus pedidos?
Reúne unos cuantos pedidos reales —los más difíciles también— y dinos con qué ERP trabajas. En la primera conversación, que no se cobra, te decimos qué entraría solo, qué pasaría por revisión y qué tendría el piloto.