Captio: cuántas horas le ahorra a tu empresa automatizar la gestión de gastos

Un informe de gastos manual le cuesta a tu empresa unos 20 minutos de trabajo — y falla 1 de cada 5 veces, lo que añade otros 18 minutos de corrección. Son los datos del estudio más citado del sector, de la GBTA Foundation. Multiplícalo por el número de personas de tu plantilla que viajan, comen fuera o compran material, y por los informes que presentan cada mes, y el papeleo deja de ser una molestia menor para convertirse en un centro de coste que nadie mide.

En Tecnea implantamos Captio, la plataforma de gestión de gastos de Emburse, y es habitual que el primer "¿esto realmente merece la pena?" se responda con una cifra en horas, no con una lista de funcionalidades. Así que en este artículo hacemos justamente eso: explicamos qué hace Captio y calculamos, con una fórmula que puedes aplicar a tus propios números, cuánto tiempo os libera.

El empleado fotografía el ticket con el móvil; el OCR extrae importe, fecha, proveedor e IVA sin teclear nada.

Qué es Captio y qué resuelve exactamente

Captio es una plataforma de gestión de gastos y viajes de empresa, propiedad de Emburse, especializada en digitalizar y automatizar todo el ciclo del gasto: desde que un empleado paga algo de su bolsillo hasta que ese importe queda contabilizado en el ERP. Tecnea es partner de implantación: configuramos Captio, lo integramos con tus sistemas y damos soporte.

Cubre, en esencia, cuatro procesos que hoy muchas empresas siguen resolviendo con papel, Excel y correos:

• Captura de tickets y facturas con OCR, incluyendo el desglose de IVA.
• Kilometraje y dietas, con cálculo automático según la normativa vigente.
• Flujos de aprobación configurables por importe, categoría, centro de coste o proyecto.
• Tarjetas corporativas, con conciliación automática entre el movimiento bancario y el gasto justificado.

Además, la digitalización de tickets que ofrece Captio está certificada ante la Agencia Tributaria: una vez el ticket está en la plataforma, la empresa puede destruir el papel sin perder validez fiscal.

Lo que cuesta hacerlo a mano, con datos de fuera de Tecnea

Antes de entrar en lo que dice el fabricante sobre su propio producto, conviene anclar el problema con una fuente independiente. La GBTA Foundation — la rama de investigación de la Global Business Travel Association — lleva años midiendo el coste real de procesar un informe de gastos manual en EE. UU. Sus cifras, citadas en todo el sector:

• ~20 minutos de media para completar un informe de gastos.
• 1 de cada 5 informes (19%) contiene errores o falta de información.
• Corregir cada uno de esos informes con errores añade 18 minutos extra.
• Las empresas del estudio procesan, en conjunto, una media de 51.000 informes de gastos al año, lo que se traduce en cerca de 3.000 horas anuales dedicadas solo a corregir errores.

Nota de objetividad: es un estudio de EE. UU., con salarios y hábitos de gasto distintos a los de una empresa española — trátalo como orden de magnitud, no como cifra exacta para tu caso. Aun así, es la referencia independiente más citada del sector, y es consistente con lo que vemos en las implantaciones que hacemos en Tecnea.

Aprobación simple, jerárquica o por proyecto — sin que nadie tenga que perseguir un email para firmar un gasto.

Lo que dice Captio sobre su propio ahorro

Captio publica tres cifras concretas sobre su módulo de captura y aprobación:

• 70% menos tiempo en el registro de gastos gracias al OCR.
• Tasa de error inferior al 1%, frente al 19% del proceso manual que mide GBTA.
• 60% menos tiempo en el proceso de aprobación, gracias a los flujos automatizados y las notificaciones.

El cálculo: cuántas horas se ahorra tu empresa

Aquí es donde la mayoría de artículos sobre "ahorro de tiempo" se quedan en porcentajes sueltos. Vamos a convertirlo en horas, con una fórmula simple que puedes rehacer con tus propios números:

Horas ahorradas al año = empleados que generan gastos × informes al mes × minutos ahorrados por informe ÷ 60 × 12

Para llegar a los "minutos ahorrados por informe", partimos de los datos anteriores:

1. Registro manual: ~20 minutos por informe.
2. Corrección de errores (aplica al 19% de los casos): 0,19 × 18 min ≈ 3,4 minutos de media.
3. Total manual por informe: ~23 minutos.
4. Con Captio, aplicando el 70% de reducción al registro y la tasa de error inferior al 1%: (20 × 0,30) + (0,01 × 18) ≈ 6 + 0,2 ≈ 6,2 minutos.
5. Ahorro por informe: 23 − 6,2 ≈ 17 minutos. Para quedarnos cortos, redondeamos a 15 minutos por informe en los ejemplos siguientes.

Esto es solo el lado del empleado que crea el informe. No incluye el tiempo que se ahorra quien aprueba (Captio declara un 60% menos ahí también) ni quien contabiliza en el ERP — así que, si acaso, el cálculo se queda corto.

• 20 empleados, 2 informes al mes: ~10 horas al mes → ~120 horas al año.
• 60 empleados, 2 informes al mes: ~30 horas al mes → ~360 horas al año.
• 60 empleados, 4 informes al mes (equipo comercial): ~60 horas al mes → ~720 horas al año.

Trescientas sesenta horas al año equivalen a más de 45 jornadas completas de 8 horas — mes y medio de trabajo de una persona, cada año, dedicado solo a rellenar y corregir informes de gastos. Y eso en una empresa de 60 personas con un ritmo de gasto moderado.

Visibilidad del gasto en tiempo real, en lugar de descubrir la desviación al cierre del mes.

Más allá de las horas: control y trazabilidad

El tiempo es la cifra más fácil de calcular, pero no es el único beneficio. Con las tarjetas corporativas conectadas, Captio concilia automáticamente cada movimiento bancario con su justificante, y avisa en tiempo real de cargos sin ticket asociado — antes de que lleguen al cierre contable, no después. Y al integrarse con SAP, Navision, Sage o A3 mediante conectores nativos, el gasto aprobado se contabiliza solo, sin la doble entrada de datos que hoy multiplica el riesgo de error en muchos departamentos financieros.

Qué hacer con esto

1. Mide tu situación actual antes de nada. Cuántas personas presentan gastos, cuántos informes al mes de media, y quién los aprueba. Sin esto, cualquier cálculo de ahorro es un brindis al sol.
2. Aplica la fórmula de este artículo con tus cifras, no con las de nuestros ejemplos. El resultado cambia mucho según cuánto viaje o gaste tu plantilla.
3. Empieza por donde más duele. Si tenéis un equipo comercial o técnico que viaja a menudo, ahí se recupera el tiempo más rápido que en el resto de la empresa.
4. Revisa si el problema es solo el papeleo o también la integración. Si vuestro ERP no conecta bien con nada, automatizar solo la captura deja la mitad del problema sin resolver.
5. Pide una demo con tu propio caso. Los números de este artículo son orientativos; los tuyos, no.

Preguntas frecuentes

¿Qué es exactamente Captio y quién está detrás? Es la plataforma de gestión de gastos y viajes de empresa de Emburse. Digitaliza tickets y facturas, automatiza la aprobación y se integra con el ERP. Tecnea es partner de implantación en España.

¿Sirve para una empresa pequeña o solo para grandes corporaciones? Está pensada para medianas y grandes empresas con empleados que generan gastos de forma habitual — viajes, dietas, compras de material. Si tu empresa es muy pequeña o el gasto es esporádico, el ahorro en horas de este artículo será proporcionalmente menor.

¿Es compatible con nuestro ERP actual? Tiene conectores nativos para SAP, Navision, Sage y A3, además de una API REST para integraciones a medida. Es una de las partes del proyecto en las que Tecnea trabaja directamente.

¿Qué pasa con los tickets en papel? ¿Podemos destruirlos? Sí. La digitalización de Captio está certificada ante la Agencia Tributaria, así que el ticket digital tiene la misma validez fiscal que el papel.

¿Cuánto cuesta implantarlo? Depende del número de usuarios y de los módulos que necesites (tarjetas corporativas, viajes, huella de carbono...). No damos aquí una cifra genérica porque no sería honesta — lo correcto es calcularlo con tu caso real.

Si quieres saber cuántas horas se libera tu empresa en concreto, con vuestros propios números de plantilla y volumen de gastos, puedes solicitar una demo de Captio y lo calculamos juntos con vuestro caso real, no con un ejemplo genérico.

Este artículo es informativo. Tecnea es partner implantador de Captio y tiene un interés comercial en esta solución; lo indicamos con la mayor claridad posible en el texto. Las cifras de ahorro por informe son una estimación construida a partir de datos públicos de GBTA y de Captio, no una promesa de resultado — tu ahorro real depende de tu volumen de gastos y de cómo se implante la herramienta.

Fuentes

1. GBTA Foundation — How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?
2. Tecnea — Captio: gestión de gastos inteligente
3. Emburse — Captio, software de gestión de viajes y gastos