¿Software a medida o producto de catálogo?Cómo decidirlo para tu pyme

La pregunta previa: ¿tu ERP ya lo hace?

Antes de comparar nada, mira lo que ya has pagado. Los fabricantes de software de gestión están añadiendo capas de inteligencia artificial a sus productos —lectura de facturas, asistentes sobre los datos, pedidos por mensajería— y activar una función que ya está en tu licencia siempre será más rápido y más barato que comprar otra herramienta o desarrollar una. Si cubre tus reglas, ahí termina la búsqueda.

Un aviso sobre el «ya está hecho»: que un producto sea de catálogo no significa que salga gratis ponerlo en marcha. El propio Estado lo tasó cuando fijó los importes del Kit Digital: 6.000 € por parametrizar durante 60 horas un producto de gestión de procesos que ya existe, para una empresa de 10 a menos de 50 empleados (Anexo IV de la Orden ETD/1498/2021 en la redacción de la Orden TDF/435/2024). Sin desarrollo a medida y sin inteligencia artificial. La implantación de un producto también se paga; la diferencia está en qué te da y en qué te queda después.

Compra producto cuando te da lo que no puedes construir

El criterio que usamos no es «estándar o propio». Es este: ¿qué aporta la herramienta que un desarrollo propio no pueda aportar nunca? Cuando la respuesta es algo de esta lista, compra el producto, y no lo dudes:

• Una homologación o certificación oficial. La digitalización certificada de tickets y facturas, que permite destruir el papel con validez ante la Agencia Tributaria, es un proceso homologado por un organismo oficial: por bien que programes, tu aplicación no va a tener esa homologación. Lo mismo con la firma electrónica con validez legal, que exige un prestador de servicios de confianza, o con la factura electrónica y la carta de porte electrónica, que la norma va haciendo obligatorias sobre plataformas que cumplen requisitos técnicos y legales concretos.
• Una red que no es tuya. Bancos, Administración, pasarelas de pago, marketplaces, intercambio de documentos con otras empresas: el valor está en que el otro lado ya está conectado. Esa red no se construye, se contrata.
• Un cumplimiento con calendario que alguien mantiene por ti. Nóminas y cotizaciones, presentación de modelos tributarios, normas que cambian cada año: el producto vale porque su fabricante actualiza la norma antes de que te afecte.
• Una función lejos de tu núcleo que ya hace todo el mundo igual. Correo, ofimática, contabilidad general, videollamadas. No tiene sentido construir lo que no te distingue.

Es exactamente lo que hacemos con los productos que vendemos e integramos: la gestión de gastos con Captio, por su digitalización certificada, y la firma electrónica, la factura electrónica y la carta de porte electrónica con Docuten. Aportan una homologación y una red que no tendría sentido construir para un cliente, así que los vendemos, los integramos y los mantenemos.

Haz la tuya cuando es un proceso de tu empresa

Cuando la aplicación no te da ninguna de esas cosas y lo que hace es, simplemente, ejecutar procesos de tu empresa —cómo entran los pedidos, cómo se controla una obra, cómo se analiza un expediente, cómo se cruza lo facturado con lo presupuestado—, hoy compensa hacer la tuya. Por tres razones que vemos repetirse:

• Que se adapte a ti, y no tú a ella. Un producto estándar trae un montón de funciones que no vas a usar y le faltan las dos o tres que necesitas de verdad: la tarifa negociada cliente a cliente, el flujo de aprobación que no es el habitual, la excepción que en tu sector es la norma. Adaptar tu empresa al producto es un coste que no aparece en ninguna factura y se paga todos los días.
• Tu sistema de gestión se integra aunque no esté en ninguna lista. Una parte de las pymes españolas funciona con verticales del sector, con software de un fabricante local o con un desarrollo propio de hace años. Un producto estándar solo se conecta con lo que está en su lista; una aplicación tuya se integra por la vía que tu ERP admita. Lo explicamos en ¿se integra la IA con mi ERP?.
• El dato se queda donde tú decides. Información de salud, expedientes, datos de un cliente que exige que no salgan de su entorno o de la Unión Europea: un producto procesa donde decide su fabricante; el tuyo, donde diga tu contrato.

Y hay una cuarta que no es de proceso sino de patrimonio: al terminar, es tuya. Al cancelar una suscripción no queda nada. Al terminar un desarrollo quedan el código, los prompts, la configuración, la documentación y los datos, en un repositorio de tu empresa. Está en ¿de quién es el código de tu aplicación?. Con inteligencia artificial, además, el desarrollo a medida se ha abaratado lo suficiente como para que la cuenta salga en proyectos que hace cinco años no se habrían planteado; el rango está en cuánto cuesta una aplicación con IA.

La cuenta que conviene hacer: a 24 meses

Comparar el precio de arranque engaña en las dos direcciones. Un producto parece barato porque su coste está repartido en cuotas; un desarrollo parece caro porque su coste está delante. La cuenta honesta es a dos años: importe inicial más cuota mensual multiplicada por veinticuatro, para las dos opciones, y al lado lo que te queda al final.

A veinticuatro meses, las dos cuentas se parecen más de lo que parece al principio. Lo que las separa no es el total: es lo que te da cada una, quién decide el precio del año que viene y qué te queda cuando dejas de pagar.

Cuatro preguntas que deciden

Si quieres resolverlo en cinco minutos, contesta a estas cuatro por escrito:

1. 1¿La función depende de una homologación, una certificación o una acreditación oficial que un desarrollo propio no puede tener? Si sí, producto. No hay más que hablar.
2. 2¿Depende de una red que no es tuya —bancos, Administración, otras empresas, pasarelas de pago—? Si sí, producto: la red es lo que compras.
3. 3¿Es un proceso de tu empresa, con reglas tuyas, que un producto estándar te obligaría a cambiar? Si sí, a medida: la aplicación tiene que adaptarse a ti.
4. 4¿Qué te queda si dejas de pagar dentro de tres años? Si la respuesta es «nada» y eso te incomoda, es que quieres un activo, no un alquiler.

Lo normal es que la respuesta sea las dos cosas: producto para lo homologado y la red, a medida para el proceso, y una integración entre ambos para que el dato no se teclee dos veces. Es lo que hacemos a diario: la gestión de gastos con Captio va integrada en la aplicación a medida, no en su lugar. Si tienes dos respuestas a favor del desarrollo, pide un piloto pequeño sobre un solo proceso antes de comprometer nada más: es la forma barata de comprobar si el proveedor —nosotros u otro— hace lo que dice.

Nuestro sesgo, declarado: vendemos las dos cosas

Tecnea desarrolla aplicaciones a medida y, a la vez, es partner e integrador de producto de terceros: gestión de gastos con Captio (Emburse) y firma electrónica, factura electrónica y carta de porte electrónica con Docuten. Ganamos dinero con las dos vertientes, así que el interés no nos empuja hacia un lado. Lo que nos empuja es lo que hemos visto en diez años de proyectos: donde hay una homologación o una red, el producto gana siempre; donde hay un proceso propio, la empresa que se adapta a un estándar acaba pagando dos veces, la cuota y la adaptación.

Nuestros límites, para que no te los cuente otro: no traemos un catálogo de cincuenta integraciones ya hechas, sino la capacidad de construir la tuya; no publicamos acuerdos de nivel de servicio 24×7; y no tenemos todavía reseñas verificadas en directorios independientes como Clutch o Google. Si tu comité exige cualquiera de esas tres cosas, hay proveedores que encajan mejor.