Comandes per correu electrònic
Automatitzar l'entrada de comandes per correu electrònic amb IA de PDF i Excel al teu ERP, sense teclejar-les
Cada client demana a la seva manera: un PDF del seu sistema de compres, un Excel o unes línies al correu. La IA ho llegeix, el teu ERP ho valida i el teu equip només veu el que no quadra.
Sí, l'entrada de comandes per correu electrònic es pot automatitzar amb intel·ligència artificial sense canviar d'ERP ni demanar als clients que canviïn la seva manera de fer comandes. Una aplicació classifica el correu que arriba a la bústia de comandes i separa les comandes de la resta. Llegeix cada comanda tal com arriba: l'ordre de compra en PDF que genera el sistema de compres del client, un Excel o el mateix text del correu, cada client amb el seu format. Identifica el client i el centre de lliurament, les línies, les quantitats, les unitats de caixa i la data que demana, i tradueix la referència del client a la teva. Després ho valida contra el teu ERP: client, article, tarifa, estoc i descatalogats es consulten sempre al sistema; la IA no els recorda ni els inventa. Si tot quadra, la comanda es registra mitjançant l'API de l'ERP; si alguna cosa no quadra, passa a una safata de revisió amb el motiu i el document original al costat, i el teu equip només hi intervé. Les ofertes acceptades es quadren línia a línia amb l'ordre de compra del client abans de convertir-se en comanda. A Tecnea es desenvolupa a mida i per fases amb preu tancat: una prova de concepte (pilot) des de 850 € amb les teves comandes reals, en dues a quatre setmanes; el desenvolupament complet, entre 5.000 i 20.000 € sense IVA, i una quota mensual des de 250 € que inclou la infraestructura, el compte d'IA i el manteniment. El codi específic del projecte queda en propietat de la teva empresa per contracte, i els components propis de Tecnea sobre els quals es construeix continuen sent de Tecnea i es fan servir dins del servei; les dades es processen a la Unió Europea o al teu propi entorn. Tecnea és una empresa espanyola de desenvolupament de programari i implantació d'intel·ligència artificial per a empreses, fundada el 2016, amb seu a Madrid i oficina a Gijón.
PDF, Excel o el text del correu, sense plantilla per client
Client, tarifa i estoc es consulten; la IA no els inventa
El dubtós, a revisió amb el motiu i l'original al costat
Prova de concepte amb les teves comandes reals, en 2-4 setmanes
Quines comandes llegeix i d'on vénen?
Les que ja arriben avui a la bústia, tal com arriben:
| Comanda | Com arriba | Què fa l'aplicació |
|---|---|---|
| Ordre de compra d'un gran client | PDF adjunt que genera el sistema de compres del client, cadascun amb el seu format | Extreu client, centre de lliurament, número de comanda, línies, quantitats, unitats i data, i ho valida contra l'ERP |
| Comanda en Excel | La plantilla del client o un full propi | Llegeix les columnes encara que canviïn de nom o d'ordre, amb les mateixes comprovacions |
| Comanda en el text del correu | Escrita pel client o reenviada per un comercial | Interpreta el text i proposa les línies; l'ambigu es resol amb l'històric d'aquest client |
| Oferta acceptada | El client accepta l'oferta, sovint amb la seva ordre de compra adjunta | Localitza l'oferta a l'ERP, la quadra línia a línia amb l'ordre de compra i la converteix en comanda |
| Comanda reenviada per una plataforma | Plataformes de compres o d'intercanvi del sector que l'envien en PDF | El tracta com una ordre de compra més |
| Escanejat o foto | Un PDF escanejat o la foto d'una comanda en paper | El llegeix com a imatge; el que no es llegeix amb seguretat passa a revisió |
Com funciona: la IA llegeix, l'ERP valida i el teu equip revisa les excepcions
Cada comanda segueix sempre el mateix camí, i cap pas no depèn del que un model «recordi»:
- 1Classifica el correu. Separa les comandes i les ofertes acceptades de les consultes, les incidències, les reclamacions i les factures. El que no és una comanda arriba etiquetat a qui li toca.
- 2Llegeix la comanda en el format en què vingui i extreu el client, el centre de lliurament, les referències, les quantitats, les unitats, els preus i la data demanada, incloses les condicions escrites al correu («és una obertura, ho necessito el dia 14»).
- 3Tradueix el que demana el client al teu catàleg. Converteix la seva referència o la seva descripció en la teva, amb una taula d'equivalències per client i amb el seu històric de consum per a l'ambigu («els plats de sempre»), i converteix unitats, caixes i paquets.
- 4Ho valida contra el teu ERP: que el client i el centre de lliurament existeixin, que l'article sigui actiu, que el preu sigui el de la seva tarifa, que hi hagi estoc i que no estigui descatalogat. Tot es consulta al sistema en el moment.
- 5Registra o demana revisió. Si tot quadra, la comanda entra a l'ERP mitjançant la seva API, amb el número de comanda del client. Si alguna cosa no quadra, va a una safata amb el motiu marcat i el document original al costat.
- 6Aprèn de cada correcció. Una referència nova d'un client o una equivalència d'unitats es desa una vegada i no cal tornar-la a corregir.
| Què es decideix | Qui ho decideix |
|---|---|
| Què diu la comanda | La IA, que la llegeix i la proposa |
| Si el client, l'article, el preu i l'estoc són vàlids | El teu ERP, consultat en el moment, amb les regles programades |
| Si una comanda entra sola o passa a revisió | Les regles que fixa la teva empresa: quines diferències s'admeten i quines no |
| Què es fa amb les excepcions | El teu equip d'atenció al client |
Les incidències de cada dia i què fa el sistema amb cadascuna
Una comanda que arriba neta és fàcil d'automatitzar. El que de debò ocupa l'equip són les excepcions, de manera que l'aplicació es dissenya per a elles:
| Incidència | Què fa l'aplicació |
|---|---|
| Client o centre de lliurament nou | El detecta, prepara l'alta amb les dades de la comanda i el deixa pendent que algú el confirmi |
| Preu diferent del de la tarifa | Marca la línia amb els dos preus i no la registra fins que algú decideix |
| Unitats de caixa que no quadren | Converteix si l'equivalència és clara; si no, a revisió |
| Article descatalogat o sense estoc | Avisa i prepara la resposta al client perquè una persona la revisi abans d'enviar-la |
| Data de lliurament o condicions al text | Recull la data i la condició i les trasllada a la comanda |
| Comanda repetida | La detecta pel número de comanda del client i no la registra dues vegades |
| Oferta acceptada que no quadra amb l'ordre de compra | Ensenya les diferències línia a línia, amb imports |
Com es connecta amb el meu ERP?
La via preferent és l'API de l'ERP: el fabricant o el partner que el manté genera unes credencials i, a través d'aquestes, l'aplicació llegeix articles, tarifes i estoc i crea les comandes, sense tocar la base de dades. Si l'ERP no té API, es fan servir els fitxers d'intercanvi que admeti, amb el retard que això comporta. Si no hi ha cap via compatible, es diu abans de signar res. Les vies possibles, de la més estable a la menys estable, són a s'integra la IA amb el meu ERP?.
No canvia res del que passa després: la comanda acaba al teu ERP com si l'hagués teclejat una persona, i la confirmació al client, la preparació i la facturació continuen on són.
Si el fabricant del teu ERP ja ven un mòdul de captura de comandes, convé comparar-lo primer: si cobreix els teus formats, les teves regles i les teves excepcions, és el més barat. Una aplicació a mida val la pena quan no els cobreix: quan entren Excel i text lliure a més de PDF, quan cal quadrar ofertes amb ordres de compra o quan cal ordenar tota la bústia i no només llegir comandes.
Per què la comanda per correu continua sent el més habitual?
Perquè els clients grans ja tenen el seu sistema de compres: cadenes, grups i col·lectivitats envien l'ordre de compra que genera el seu programa, en el seu format, i no demanaran des del portal de cada proveïdor. I perquè la resta escriu un correu, que és el més ràpid per a ells.
L'INE, en la seva enquesta sobre l'ús de TIC i comerç electrònic a les empreses (dades de 2024, publicades el 22 d'octubre de 2025), situa en el 26,6 % les empreses espanyoles de deu o més empleats que van vendre per comerç electrònic. En aquesta enquesta només compta com a comerç electrònic la comanda rebuda per web, per aplicació o per missatge de tipus EDI: la comanda escrita a mà en un correu electrònic queda fora. Al voltant de tres de cada quatre no van rebre cap venda per un canal dissenyat per recollir comandes; allà la comanda arriba per correu, per telèfon o a través del comercial, i algú la tecleja.
La conclusió pràctica: l'objectiu és que ningú hagi de tornar a teclejar el que ja arriba per escrit.
Què no fa
Convé dir-ho abans de començar:
- No substitueix l'atenció al client. Li treu el teclejat i li deixa les excepcions, que són les que necessiten criteri.
- No inventa preus ni estoc. Si una dada no és a l'ERP, la comanda no es dona per bona.
- No registra el que no quadra. Una diferència de preu, d'unitats o de client atura la comanda fins que algú decideix.
- No canvia el teu ERP ni la teva manera de confirmar comandes. La comanda entra al teu sistema i la resta continua igual.
- No respon al client pel seu compte. Prepara la resposta i la revisa una persona; si es decideix automatitzar alguna resposta, el client sap que l'ha escrita un sistema d'IA.
Privacitat
Les comandes porten dades de clients i de persones de contacte. Es processen en infraestructura de la Unió Europea o al teu propi entorn, no es fan servir per entrenar models de tercers i el tractament queda regulat en un contracte d'encarregat del tractament. Cada persona entra amb el seu usuari i veu el que li correspon. El detall, a on es processen les dades de la teva empresa?.
Com s'implanta i quant costa
Es comença amb les teves comandes reals i sense tocar encara l'ERP:
- 1Una mostra de comandes reals, incloses les més difícils: PDF de cada tipus de client, Excel, correus i ofertes acceptades amb la seva ordre de compra.
- 2Una exportació del teu ERP: articles, clients i centres de lliurament, tarifes, estoc i, si pot ser, l'històric de comandes.
- 3Les regles del teu equip: què es comprova en cada comanda, quines diferències s'admeten i què es fa amb cada incidència.
- 4El pilot: una bústia de prova que rep les comandes, les llegeix, les valida contra les dades exportades i les mostra a la safata de revisió. Es mesura quantes passarien soles, quant triga cadascuna i quins errors detecta.
- 5La integració i el desplegament: connexió amb l'ERP mitjançant la seva API, la bústia real i la formació de l'equip.
La prova de concepte (pilot) parteix de 850 € i dura de dues a quatre setmanes. Si convenç, el desenvolupament complet va de 5.000 a 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase, i l'aplicació sol estar en producció en vuit a dotze setmanes. Després, una quota mensual des de 250 € inclou la infraestructura, el compte amb el proveïdor d'IA i el manteniment. Les llicències o l'API que cobri el fabricant del teu ERP, si les cobra, són a part. El detall del que mou l'import és a quant costa una aplicació amb IA?.
Quantes comandes entren soles i quant de temps s'estalvia, es mesura en el pilot, amb les teves comandes. No publiquem percentatges sense aquest mesurament. Per calcular l'estalvi amb els teus números, el mètode pas a pas és a comandes per WhatsApp i veu.
En quina experiència es basa
Tecnea integra programes de gestió des del 2016. La lectura de documents amb IA, amb revisió d'una persona en el dubtós, és en producció a altres clients, i les comandes contra l'ERP (per xat i per veu, amb el preu i l'estoc consultats sempre al sistema) són en pilot amb un distribuïdor majorista (comandes per WhatsApp i veu). Per confidencialitat no donem noms; el que es pot comprovar és veure-ho funcionar en el pilot amb les teves comandes.
Fonts
- 1.INE, «Enquesta sobre l'ús de TIC i del comerç electrònic a les empreses. Any 2024 – Primer trimestre 2025», 22-oct-2025: 26,6 % de les empreses de 10 o més empleats van vendre per comerç electrònic el 2024 — ine.es
- 2.Reglament (UE) 2024/1689 (Reglament europeu d'IA), art. 50.1: obligació d'informar quan una persona interactua amb un sistema d'IA — eur-lex.europa.eu
Preguntes freqüents
El que ens pregunten sobre això
Pot la IA llegir comandes en PDF i en Excel si cada client fa servir un format diferent?+
Sí. No cal una plantilla per client: la IA llegeix l'ordre de compra en PDF, l'Excel o el text del correu tal com arriben i extreu el client, el centre de lliurament, les línies, les quantitats, les unitats i la data. El que no es llegeix amb seguretat passa a revisió amb el document original al costat.
Què passa si el client demana amb la seva pròpia referència o per descripció?+
L'aplicació manté una taula d'equivalències per client entre la seva referència i la teva, i fa servir l'històric de consum d'aquest client per resoldre l'ambigu. Quan no n'està segura, proposa les opcions i una persona tria; aquesta decisió es desa i no cal repetir-la.
La comanda es registra sola a l'ERP?+
Si quadra amb les regles de la teva empresa, sí: entra mitjançant l'API de l'ERP amb el número de comanda del client. Si alguna cosa no quadra (preu, unitats, client, estoc), queda en una safata de revisió amb el motiu marcat i no es registra fins que algú decideix.
Com es passa una oferta acceptada a comanda?+
L'aplicació localitza l'oferta a l'ERP, la compara línia a línia amb l'ordre de compra que adjunta el client (articles, quantitats, preus i imports) i, si quadra, la converteix en comanda amb el seu número d'ordre. Si hi ha diferències, les ensenya una al costat de l'altra perquè algú les resolgui.
Quin percentatge de comandes entra sense que ningú les toqui?+
Depèn de com demanin els teus clients i de com d'ordenat estigui el catàleg, de manera que es mesura en el pilot amb les teves comandes reals. No publiquem percentatges sense aquest mesurament.
Cal canviar d'ERP o demanar als clients que canviïn la seva manera de fer comandes?+
No. Els clients continuen enviant les seves comandes com fins ara i la comanda acaba al teu ERP. L'aplicació es connecta per l'API de l'ERP o pels fitxers d'intercanvi que admeti; la via es comprova en el pilot.
On es processen les comandes i les dades dels meus clients?+
En infraestructura de la Unió Europea o al teu propi entorn. No es fan servir per entrenar models de tercers i el tractament es regula en un contracte d'encarregat del tractament.
Quant costa automatitzar l'entrada de comandes per correu electrònic?+
La prova de concepte (pilot) amb les teves comandes reals parteix de 850 €; el desenvolupament complet va de 5.000 a 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase; i la quota mensual, des de 250 €, inclou la infraestructura, el compte amb el proveïdor d'IA i el manteniment.
Ho provem amb les teves comandes?
Reuneix unes quantes comandes reals (les més difícils també) i digues-nos amb quin ERP treballes. A la primera conversa, que no es cobra, et diem què entraria sol, què passaria per revisió i què tindria el pilot.