Gestió de despeses amb IA
Captio amb intel·ligència artificial: què fa i qui l'implanta a Espanya
Captio (Emburse) incorpora una capa d'intel·ligència artificial anomenada Emburse Assurance que treballa en dos moments: abans que l'empleat enviï la despesa, avisant-lo en temps real de rebuts incorrectes o incomplets, de manca de context de negoci i de despeses fora de política; i després de l'enviament, fent aflorar factures manipulades o falses, despeses duplicades, imports inusuals, despeses fora de l'horari laboral i proveïdors de legitimitat dubtosa. La diferència amb un OCR és que no es limita a extreure el text del tiquet: interpreta la imatge en el seu context per comprovar que la despesa és autèntica i coherent, analitza les línies de detall, el proveïdor, l'import i el patró de categories, i tradueix rebuts en altres idiomes. En concret són nou alertes d'IA —justificants falsos o manipulats, legitimitat del proveïdor, imports anòmals, alcohol als àpats, despeses fora d'horari o en festiu, propines excessives, resguards del datàfon en lloc del tiquet, despeses personals i un nombre de comensals impossible— que conviuen amb quinze alertes de control per regles: duplicats, despeses editades o endarrerides, imports màxims, quilometratge o formes de pagament no permeses. Emburse declara que les dades dels seus clients mai es comparteixen ni s'utilitzen per entrenar models d'IA públics, externs o de tercers. Tecnea és partner d'Emburse i s'encarrega de la part que el fabricant no fa: implantar Captio a la teva empresa, configurar les polítiques de despesa i els llindars amb què treballen la IA i les regles de control, i integrar-lo amb el teu ERP, la teva comptabilitat i les teves targetes, fins i tot quan no hi ha un connector estàndard.
Del tiquet manipulat a l'alcohol en l'àpat o als comensals impossibles
Duplicats, imports màxims, quilometratge, festius i formes de pagament
Interpreta el rebut en context: autenticitat, línies, proveïdor i patró
Amb processos d'integració amb Captio operats per Tecnea
Què fa exactament la IA de Captio
La capa d'IA de Captio es diu Emburse Assurance i no substitueix les regles de despesa que ja tinguis configurades: treballa al costat d'elles. La diferència és que una regla només pot comprovar camps rígids (si l'import és per sota del límit, si hi ha un rebut adjunt), mentre que la IA mira la imatge completa del rebut i decideix si aquesta despesa té sentit.
| Moment | Què detecta |
|---|---|
| Abans de l'enviament | Rebuts incorrectes o incomplets, manca de context de negoci i despeses fora de política, com ara despeses personals barrejades amb les de l'empresa. L'empleat ho corregeix en el moment, en lloc de rebre l'informe de tornada dies després. |
| Després de l'enviament | Factures manipulades o falses, despeses duplicades, despeses fora de l'horari laboral, imports inusuals i possibles problemes de legitimitat d'un proveïdor. L'auditor revisa el que és rellevant en lloc de revisar-ho tot. |
Aquest és el canvi real per a l'equip financer: passar de revisar informes un a un després que la despesa ja s'ha produït, a fer que la majoria dels errors ni tan sols arribin a la safata d'aprovació.
Les nou alertes d'IA d'Emburse Assurance
Emburse agrupa aquesta capa sota el nom Emburse AI i l'organitza en tres funcions (detecció intel·ligent, verificació digital i alertes intel·ligents) que a la pràctica es tradueixen en nou alertes concretes:
| Alerta | Què detecta |
|---|---|
| Justificants falsos o manipulats | Tiquets i factures que poden haver estat alterats o ser fraudulents. |
| Legitimitat del proveïdor | Senyals de risc associades al comerç o proveïdor que emet el justificant. |
| Imports anòmals | Imports atípics comparats amb l'històric de despesa, no només amb un límit fix. |
| Alcohol als àpats | Consum no permès dins d'un tiquet de restaurant, llegint-ne les línies de detall. |
| Fora d'horari, cap de setmana o festiu | El context temporal de la despesa: quan es va produir, no només quant va costar. |
| Propina excessiva | Percentatges de propina fora del que és raonable. |
| Document vàlid | L'empleat adjunta el resguard del datàfon en lloc del tiquet, que no serveix com a justificant. |
| Despeses personals | Souvenirs, cosmètics, minibar, spa, cinema, loteria, golf, servei d'habitacions, menú infantil o productes per a nadons, entre d'altres. |
| Nombre de comensals | Un tiquet de restaurant imputat a més comensals dels que raonablement va poder atendre. |
Diverses d'elles (l'alcohol, la propina, els comensals o el resguard del datàfon) són justament les que s'escapen quan una persona revisa centenars de tiquets a final de mes, perquè exigeixen llegir el detall de cada línia i no només l'import total.
Les quinze regles de control que l'acompanyen
La IA no treballa sola. Captio porta a més quinze alertes basades en regles, que es configuren amb la política de despeses de cada empresa i cobreixen el que una regla sí que pot comprovar bé:
| Tipus de control | Alertes |
|---|---|
| Integritat bàsica | Despesa repetida (avisa l'empleat mateix en fotografiar el tiquet); despeses duplicades entre usuaris, comparant import, data i número de rebut; despeses editades, quan l'usuari canvia la data o l'import llegits automàticament; despeses endarrerides; justificant obligatori; i tarifa de quilometratge modificada. |
| Control de frau | Import màxim per informe; import màxim per tiquet; despeses en cap de setmana; despeses en festiu; distància màxima en les despeses de quilometratge; i conciliació manual, quan la diferència entre el tiquet i l'import conciliat supera un percentatge. |
| Integritat avançada | Import màxim per període (dia, setmana o mes); forma de pagament no permesa per a una categoria; i nombre màxim de tiquets per categoria i dia. |
Cadascuna d'aquestes regles necessita un valor: quin import màxim, quines categories, quina distància, quin marge de conciliació. Aquest valor surt de la teva política de despeses, i configurar-lo bé és la diferència entre un sistema que filtra el que és rellevant i un que omple la safata d'avisos que ningú mira.
Per què no és el mateix que un OCR
És la confusió més habitual quan es comparen eines de despeses, i convé desfer-la perquè canvia el que pots esperar-ne. Un OCR extreu el text d'un tiquet: import, data, proveïdor. És una transcripció.
La capa d'IA de Captio interpreta aquesta imatge en el seu context per verificar-ne l'autenticitat i l'exactitud: analitza les línies de detall, el proveïdor, els imports i el patró de categories de l'empleat, i tradueix rebuts en altres idiomes perquè una despesa a l'estranger no s'aprovi només perquè ningú entén el que hi diu. Un OCR no et pot dir si un document ha estat manipulat o si una despesa és incoherent amb la resta. Aquesta capa està construïda per a això.
On entra Tecnea
La IA ve amb el producte. El que no ve amb el producte és que funcioni dins de la teva empresa, amb les teves polítiques de despesa, el teu pla comptable i el teu ERP. Aquí és on treballem:
- Implantació i configuració. Traduir la teva política de despeses real a les quinze regles de control i als llindars de les alertes d'IA: imports màxims, categories, festius, quilometratge, formes de pagament. Una IA que revisa amb una política mal configurada genera soroll, no control.
- Integració amb el teu ERP i la teva comptabilitat. Que la despesa aprovada arribi al teu sistema de gestió sense que ningú la tecleji. Quan no hi ha un connector estàndard per al teu ERP, el construïm nosaltres.
- Conciliació de targetes i processos a mida. Creuament de moviments de targeta amb els seus justificants i els processos periòdics que cada empresa necessita.
- Suport i operació contínua. Més de 50 empreses gestionen avui els seus processos d'integració amb Captio a través d'un portal que hem desenvolupat perquè en puguin veure l'estat en temps real, rellançar el que falli i demanar sincronitzacions a demanda.
Si ja uses Captio i no tens activada la capa d'IA, el punt de partida és revisar quines polítiques tens configurades i què entra a mà a la teva comptabilitat, sense canviar d'eina.
Què passa amb les dades de les teves despeses
És la pregunta que més apareix quan es proposa posar IA en un procés financer, i té dues respostes diferents que convé no barrejar.
La primera és del fabricant: Emburse declara que les dades dels seus clients mai es comparteixen ni s'utilitzen per entrenar models d'IA públics, externs o de tercers. La segona és teva i la resol el contracte: el tractament de dades personals dels teus empleats (perquè un informe de despeses ho és) necessita el seu encàrrec de tractament conforme al RGPD, igual que qualsevol altre proveïdor de programari que manegi aquesta informació.
En l'àmbit fiscal, Captio està certificada davant l'Agència Tributària per a la digitalització de justificants, així que el tiquet digitalitzat té la mateixa validesa que el paper i l'empresa pot deixar d'arxivar-lo.
Fonts
- 1.Emburse Assurance — compliment de despeses impulsat per IA (Emburse, consultat el 21 de setembre de 2026): funcionament abans i després de l'enviament, diferència amb l'OCR estàndard i declaració sobre l'ús de dades de clients.
- 2.Infografia «Emburse Assurance · Alertes impulsades per Emburse AI» (Emburse, juny de 2026): les nou alertes d'IA i les quinze alertes de control per regles, descrites aquí amb paraules nostres.
- 3.GBTA — cost i taxa d'error dels informes de despeses manuals: 20 minuts de mitjana per informe i un 19 % amb errors o informació incompleta.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten sobre això
La intel·ligència artificial de Captio ve inclosa o es contracta a part?+
Emburse Assurance és una capa que s'afegeix a la plataforma de despeses i conviu amb les regles que ja tinguis configurades. Si ja ets client de Captio, el primer és comprovar què tens activat avui: en moltes empreses la part d'IA està disponible i sense configurar, i l'equip financer continua revisant a mà el que el sistema podria filtrar abans.
Detecta Captio l'alcohol, les propines o les despeses personals als tiquets?+
Sí. Entre les nou alertes d'IA d'Emburse Assurance hi ha l'alcohol als tiquets de restaurant, les propines amb percentatges anòmals, les despeses personals (minibar, spa, cinema, souvenirs, loteria o menú infantil, entre d'altres) i els tiquets imputats a més comensals dels que raonablement va poder atendre el restaurant. També avisa quan s'adjunta el resguard del datàfon en lloc del tiquet. El que es considera no permès ho decideix la teva política de despeses, i això és el que es configura en la implantació.
Substitueix la IA l'aprovador o l'auditor?+
No, i no hauria de fer-ho. La IA evita els errors simples abans de l'enviament i assenyala les despeses que mereixen atenció després; la decisió continua sent d'una persona. El canvi és on es gasta el temps de l'equip: en els casos amb risc real en lloc de revisar informes correctes.
S'integra Captio amb el meu ERP?+
Amb els sistemes de gestió més estesos hi ha integració; amb la resta, la construïm nosaltres. És la feina que més fem al voltant de Captio: que la despesa aprovada entri a la comptabilitat sense intervenció manual, en el format i amb el detall que el teu ERP espera.
Quant de temps s'estalvia de debò?+
Segons la GBTA, completar un informe de despeses a mà porta uns 20 minuts de mitjana i un de cada cinc conté errors o li falta informació, cosa que obliga a refer-lo. L'estalvi real de la teva empresa depèn de quants informes mou al mes i de quanta part del teu procés comptable continua sent manual, que és justament el que mirem abans de proposar res.
Podem començar per una prova abans d'implantar-ho a tota l'empresa?+
Sí, i és el que recomanem: un departament o una delegació, amb les vostres polítiques reals i les vostres despeses reals, abans d'estendre-ho. Serveix per ajustar les regles amb què treballa la IA, que és on es decideix si el sistema és útil o només genera avisos.
Vols veure quina part del teu procés de despeses continua sent manual?
Revisem amb tu què tens activat avui a Captio, què entra a mà a la teva comptabilitat i què es pot automatitzar. Sense compromís.