Actas de visita de obra por voz con IA: de la nota de voz al acta revisada

Después de cada visita de obra alguien tiene que pasar a limpio lo que se vio y lo que se acordó: quién estaba, cómo van los trabajos, qué hay que corregir, quién se encarga y para cuándo. Suele hacerse por la tarde, de memoria y con las fotos del móvil, y el acta llega a la constructora y a la propiedad uno o varios días después.

Con IA, el técnico dicta durante la visita o al salir de la obra, el teléfono convierte la nota de voz en texto y la IA lo ordena en un acta con la plantilla del estudio. El técnico la revisa, corrige lo que haga falta y la firma. El acta puede salir el mismo día y nadie la redacta desde cero.

Cómo funciona, paso a paso

1. Dictar en la obra. Durante el recorrido o al terminar, una nota de voz en el móvil: asistentes, estado de cada tajo, incidencias, instrucciones y acuerdos. Las fotos se hacen desde la misma aplicación y quedan unidas al momento del audio en que se tomaron.
2. Pasar el audio a texto en el propio teléfono. La transcripción se hace en el móvil, sin enviar el audio a ningún servidor y sin necesidad de cobertura, algo útil en sótanos y en obras sin señal. Al servidor solo llega el texto.
3. Ordenar el acta con la plantilla del estudio. La IA reparte lo dictado en los apartados del acta: datos de la obra y de la visita, asistentes, estado de los trabajos, incidencias, instrucciones, acuerdos con responsable y plazo, y pendientes. La plantilla fija la estructura y los textos que no cambian. La IA solo ordena y redacta lo que se dijo.
4. Cruzar con la visita anterior. Los pendientes del acta anterior aparecen en la nueva, para marcar cuáles se han resuelto y cuáles siguen abiertos.
5. Revisar y firmar. El técnico lee el borrador, corrige y firma. Lo que la IA no entendió bien (un nombre, una referencia, una cifra) aparece marcado como dudoso para que no se dé por bueno.
6. Enviar y archivar. El acta firmada se envía a la constructora y a la propiedad y queda guardada en el expediente de su obra, junto a las anteriores.

El mismo método sirve para el parte diario del jefe de obra o del encargado. En el control de costes de obra con IA explicamos cómo el parte dictado al final de la jornada se convierte en horas, tajos y material imputados a cada obra.

Qué cambia en el día a día

Se ahorra el tiempo de pasar a limpio y, sobre todo, el retraso: el acta llega cuando los acuerdos todavía están frescos, y la constructora sabe el mismo día qué tiene que corregir. La visita, las decisiones y la firma siguen siendo del técnico.

Hay quien ya lo usa para algo más que el acta. Una constructora de Seattle, Kolmo, prepara el presupuesto detallado de un trabajo con notas de voz y fotos tomadas durante la visita, y se lo da al cliente en menos de un minuto, según contó GeekWire en octubre de 2026.

Lo que no sustituye: el Libro de Órdenes y el Libro de Incidencias

El acta de visita es un documento de trabajo. Los libros oficiales de la obra tienen sus propias reglas:

• El Libro de Órdenes y Asistencias, donde el director de obra y el director de ejecución consignan sus instrucciones (artículos 12.3.c y 13.2.d de la Ley de Ordenación de la Edificación).
• El Libro de Incidencias, para el control y seguimiento del plan de seguridad y salud (artículo 13 del Real Decreto 1627/1997).

La IA puede preparar el texto de una instrucción a partir de lo dictado, pero la anotación en cada libro y la firma corresponden al técnico, en el formato de ese libro. Y si una decisión no consta en la nota de voz, el acta no la añade.

Ruido, nombres y obras sin cobertura

• El ruido. Una máquina cerca empeora la transcripción. Lo práctico es dictar al terminar cada zona o desde un sitio tranquilo; un micrófono de solapa también ayuda.
• Nombres y referencias. Empresas, personas y referencias como «pilar 12» o «forjado de planta segunda» se reconocen mejor con un glosario de la obra: participantes, subcontratas y nomenclatura del proyecto. La aplicación lo usa para corregir la transcripción.
• Sin cobertura. Como el audio se transcribe en el teléfono, se puede dictar en un sótano. El envío espera a que haya conexión.

Privacidad: el audio no sale del teléfono

Una nota de voz de obra contiene voces, nombres y a veces datos de terceros. Por eso el audio se transcribe en el móvil y no se sube a ningún sitio: al servidor solo llega el texto, que se procesa en infraestructura de la Unión Europea y no se usa para entrenar modelos. Cada persona ve solo las obras que le corresponden, y el tratamiento queda regulado en un contrato de encargado del tratamiento. El detalle, en ¿dónde se procesan los datos de tu empresa?.

En Tecnea usamos este mismo motor de transcripción en el teléfono para las actas de nuestras propias reuniones.

Cómo se implanta y cuánto cuesta

Se empieza con una obra real:

1. La plantilla de acta del estudio o de la empresa, y unas cuantas actas buenas como referencia.
2. El glosario de la obra: participantes, subcontratas y nomenclatura del proyecto.
3. Pruebas en visitas reales, comparando el tiempo de preparar el acta antes y después, incluido el de revisión.

En Tecnea, la prueba de concepto empieza en 850 €, el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € y la cuota mensual, desde 250 € (qué incluye cada importe). Para un estudio, las actas suelen ir dentro de un asistente documental con IA para arquitectura e ingeniería, junto a memorias, informes y certificados. Más casos del sector en IA para constructoras y promotoras.

Preguntas frecuentes

¿Se puede hacer el acta de visita de obra con una nota de voz?

Sí. El técnico dicta, el teléfono pasa el audio a texto y la IA ordena el contenido en la plantilla del acta. El técnico revisa y firma el resultado, así que el acta sigue siendo suya.

¿Funciona en cualquier móvil?

La transcripción en el propio teléfono necesita un móvil reciente que la admita. Si no la admite, el audio puede transcribirse en un servidor de la Unión Europea y borrarse al terminar. Se decide en la prueba de concepto.

¿Puede escribir directamente en el Libro de Órdenes?

No. Puede preparar el texto de la instrucción, pero la anotación y la firma en el Libro de Órdenes y Asistencias corresponden al director de obra o al director de ejecución.

¿Sirve también para el jefe de obra de la constructora?

Sí. El mismo sistema sirve para el parte diario y para las actas de las reuniones de obra, cada uno con su plantilla.

Si quieres probarlo con una de tus obras, cuéntanos cómo haces hoy las actas.

Este artículo es informativo. Tecnea desarrolla aplicaciones a medida con IA para estudios de arquitectura, ingenierías y constructoras, así que tenemos interés comercial en el tema. Lo que dice sobre los libros de la obra es un resumen y no sustituye a la normativa ni al criterio de la dirección facultativa.

Fuentes

1. Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación (artículos 12 y 13): boe.es
2. Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción (artículo 13): boe.es
3. GeekWire, «Seattle software engineer turned general contractor built an AI guide to the patchwork of permit rules» (2 de octubre de 2026): geekwire.com