Control de costes de obra con IApartes, albaranes y certificaciones frente al presupuesto
El coste real de cada obra al día, sin teclear partes ni albaranes y sin cambiar de programa. La IA lee, un programa calcula y el jefe de obra confirma lo dudoso.
Sí, la inteligencia artificial puede llevar el control de costes de una constructora a partir de los papeles que ya genera cada obra. Lee los partes de obra y de horas —también dictados desde la obra—, los albaranes y las facturas de proveedor, fotografiados o en PDF; propone a qué obra y a qué partida del presupuesto va cada coste, y casa cada albarán con su pedido y con su factura. El presupuesto de cada obra se carga desde el fichero BC3 (FIEBDC-3) que exportan los programas de presupuestos y mediciones, y los costes, las desviaciones y el margen los calcula un programa, no el modelo: la IA lee y propone, el código calcula y el jefe de obra confirma lo dudoso. El resultado es el coste real de cada obra al día, comparado con lo presupuestado y lo certificado, sin cambiar el programa de presupuestos ni la contabilidad. Tecnea lo desarrolla como aplicación a medida: una prueba de concepto (piloto) desde 850 € con una obra real, y el desarrollo completo entre 5.000 y 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase y una cuota mensual desde 250 €; el código específico del proyecto queda en propiedad del cliente por contrato, y los componentes propios de Tecnea sobre los que se construye siguen siendo de Tecnea y se usan dentro del servicio mensual.
Partes, albaranes y facturas leídos desde foto, PDF o voz
Por obra y partida, casado con pedido y factura
Coste real frente a lo presupuestado y lo certificado
Presupuesto en BC3; la contabilidad sigue donde está
Qué documentos lee y qué hace con cada uno
Los que ya circulan hoy entre la obra y la oficina, sin cambiar la forma de trabajar de nadie:
| Documento | Qué hace la aplicación | Cómo entra |
|---|---|---|
| Partes de obra y de horas | Imputa mano de obra, horas y maquinaria a cada obra y partida, y avisa de los partes que faltan | Desde el móvil, con una foto del parte en papel o con una nota de voz del encargado |
| Albaranes | Extrae proveedor, material, cantidades e importes, lo casa con el pedido y propone obra y partida | Foto desde la obra, PDF o correo del proveedor |
| Facturas de proveedor | Las casa con sus albaranes, marca las diferencias de precio o de cantidad y las deja revisadas para contabilidad | PDF o correo; factura electrónica cuando la hay |
| Presupuesto y mediciones | Carga los capítulos, las partidas, las mediciones y los precios de cada obra: es la referencia de todo lo demás | Fichero BC3 (FIEBDC-3) del programa de presupuestos |
| Certificaciones | Compara lo certificado con lo ejecutado y con el coste real, partida a partida | BC3 o la certificación que ya emite la empresa |
Cómo funciona: la IA lee, el código calcula y el jefe de obra confirma
Un control de costes no puede depender de lo que «entienda» un modelo. Por eso cada coste sigue siempre el mismo camino:
- 1El presupuesto de la obra se carga una vez desde el fichero BC3: capítulos, partidas, mediciones y precios. Es la referencia contra la que se mide todo lo demás.
- 2Partes, albaranes y facturas entran como llegan: una foto desde la obra, un PDF, un correo o una nota de voz. Nadie los vuelve a teclear.
- 3La IA lee cada documento y propone el proveedor, los conceptos, las cantidades, los importes, la obra y la partida, y casa el albarán con su pedido y con su factura.
- 4El jefe de obra o administración confirma solo lo dudoso. Lo que no casa, lo que falta o lo que la IA no puede asignar con seguridad aparece marcado; nunca se da por bueno en silencio.
- 5Un programa calcula el coste real, la desviación y el margen de cada obra y partida frente a lo presupuestado y lo certificado, y lo muestra en un cuadro de mando por obra.
| Qué se decide | Quién lo decide |
|---|---|
| Qué pone un parte, un albarán o una factura | La IA, que lo lee y lo propone |
| A qué obra y a qué partida va cada coste | La IA lo propone; una persona confirma lo dudoso |
| Si un albarán casa con su pedido y con su factura | Reglas programadas, con los márgenes que fije la empresa |
| Costes, desviaciones y margen | Un programa, con las mismas fórmulas cada vez; nunca el modelo |
| Qué se paga y qué se reclama al proveedor | Administración |
Sin cambiar de programa
La mayoría de las constructoras ya tiene un programa de presupuestos y mediciones y una contabilidad que funcionan. No hace falta sustituirlos: el presupuesto se lee del fichero BC3, el formato estándar de intercambio que exportan los programas de presupuestos, y a contabilidad se le entregan las facturas revisadas e imputadas por obra en el formato que ya usa. La aplicación se ocupa de lo que hoy se hace a mano entre medias: recoger partes y albaranes, imputarlos y saber cuánto lleva gastado cada obra.
Cómo se conecta con cada programa concreto se revisa en el piloto, antes de comprometer el desarrollo completo. Más detalle en ¿se integra la IA con mi ERP? y en automatizar la facturación sin cambiar de programa.
Partes de obra sin papeles: desde el móvil y por voz
El dato que más se pierde es el parte: se rellena tarde, en papel, y llega a la oficina días después. El encargado puede dictarlo en el móvil al terminar la jornada —quién ha trabajado, cuántas horas, en qué tajo, con qué maquinaria y qué material ha entrado— o fotografiar el parte en papel, y la aplicación lo convierte en un parte ordenado que él revisa antes de enviarlo. Si falta el parte de una obra en un día laborable, la aplicación avisa.
Las actas de visita y los informes de dirección de obra se preparan con el mismo principio en el asistente documental con IA.
Qué no hace
Conviene decirlo antes de empezar, porque es lo que separa una herramienta útil de una promesa:
- No sustituye al jefe de obra ni a administración. Propone y avisa; lo dudoso lo confirma una persona.
- No inventa importes. Si un documento no se lee bien o no casa con su pedido, queda pendiente en lugar de darse por bueno.
- No hace el presupuesto ni las mediciones. Los lee del programa en el que ya los hacéis.
- No lleva la contabilidad oficial ni presenta impuestos. Entrega a contabilidad la información revisada, en su formato.
- No cambia vuestras fórmulas. El coste y el margen se calculan con las reglas de la empresa, programadas y comprobadas con sus datos.
Privacidad y acceso por obra
Cada persona entra con su usuario y ve lo que le corresponde: el encargado, los partes de su obra; el jefe de obra, sus obras; gerencia, todas. Los datos se procesan en infraestructura de la Unión Europea y no se usan para entrenar modelos de terceros y, como los partes incluyen datos de trabajadores, el tratamiento queda regulado en un contrato de encargado del tratamiento. Los datos son y siguen siendo de la constructora. El detalle, en ¿dónde se procesan los datos de tu empresa?.
Cómo se implanta y cuánto cuesta
La implantación se hace sobre una obra real, con el equipo de la empresa en cada paso:
- 1Una obra en curso. Su presupuesto en BC3 y una muestra de sus partes, albaranes y facturas.
- 2Las reglas de la empresa. Cómo imputáis los costes, qué diferencia se admite entre pedido, albarán y factura, y qué ve cada persona.
- 3Lectura, reglas y cuadro de mando. Programación de la lectura de documentos, de la imputación, de los avisos y del cuadro de mando por obra.
- 4Pruebas reales. Documentos de esa obra, comprobando la lectura, la imputación, los avisos y el tiempo, incluido el tiempo de revisión.
- 5Formación y entrega, y después el resto de las obras.
Se empieza por una prueba de concepto (piloto) desde 850 €, de dos a cuatro semanas, con una obra real. Si el piloto confirma el ahorro, el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase. Después, una cuota mensual desde 250 € incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento. El detalle de lo que mueve el importe está en ¿cuánto cuesta una aplicación con IA?.
Los tiempos y el ahorro se miden en el piloto, con los documentos de la empresa. No publicamos porcentajes de ahorro sin esa medición.
En qué experiencia se apoya
Tecnea está desarrollando esta aplicación para una constructora de viviendas con obras en ejecución: partes de horas, lectura automática de albaranes y facturas, costes y certificaciones frente al presupuesto, y un cuadro de mando de rentabilidad por obra, con el presupuesto leído desde el fichero BC3 (casos de éxito). La lectura de documentos con IA con revisión de una persona en lo dudoso está además en producción en otros clientes. Por confidencialidad no damos nombres; lo comprobable es verlo funcionar en el piloto con una obra tuya.
Fuentes
- 1.Formato FIEBDC-3 (BC3), formato de intercambio estándar de bases de datos de la construcción: fiebdc.es.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Puede la IA leer albaranes y facturas fotografiados o escaneados?+
Sí. Extrae el proveedor, los conceptos, las cantidades, los precios y los importes de fotos hechas en la obra, de PDF y de facturas recibidas por correo, y los casa con el pedido y con la factura. Lo que no se lee con seguridad o no casa se marca para que lo revise una persona; nunca se da por bueno en silencio.
¿Cómo se sabe cuánto lleva gastado cada obra frente a su presupuesto?+
El presupuesto se carga desde el fichero BC3 y cada parte, albarán y factura se imputa a su obra y a su partida. Un programa suma el coste real y lo compara con lo presupuestado y lo certificado, partida a partida, en un cuadro de mando por obra que se actualiza con cada documento, no una vez al mes.
¿Hay que cambiar el programa de presupuestos o la contabilidad?+
No. El presupuesto se lee del BC3 que exporta vuestro programa de presupuestos y mediciones, y a contabilidad se le entregan las facturas revisadas e imputadas en el formato que ya usa. Cómo se conecta con cada programa concreto se revisa en el piloto.
¿Pueden los encargados dar los partes por voz?+
Sí. El encargado dicta el parte en el móvil —personal, horas, tajo, maquinaria y material— o fotografía el parte en papel, y la aplicación lo convierte en un parte ordenado que él revisa antes de enviarlo. Si falta el parte de una obra, la aplicación avisa.
¿Qué pasa si un albarán no coincide con el pedido o con la factura?+
Se marca la diferencia —de precio, de cantidad o de material— según el margen que fije la empresa, y queda pendiente hasta que alguien de administración o el jefe de obra la resuelve. La aplicación no paga ni reclama nada por su cuenta.
¿Sirve para controlar las certificaciones?+
Sí. Compara lo certificado con lo ejecutado y con el coste real de cada partida, y avisa de las partidas con desviación. La certificación la sigue emitiendo la empresa con su programa; la aplicación la lee y la contrasta.
¿Dónde están los datos y quién los ve?+
En un entorno privado de la constructora, con acceso por usuario: cada persona ve sus obras. Se procesan en la Unión Europea y no se usan para entrenar modelos de terceros, y los datos de trabajadores de los partes quedan regulados en un contrato de encargado del tratamiento.
¿Cuánto cuesta el control de costes de obra con IA?+
Una prueba de concepto (piloto) con una obra real parte de 850 €; el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase; y la cuota mensual, desde 250 €, incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento.
¿Lo vemos con una obra tuya?
Trae el presupuesto de una obra en curso y unos cuantos partes, albaranes y facturas. En la primera conversación, que no se cobra, te decimos qué se leería automáticamente, qué habría que confirmar a mano y qué tendría el piloto.