Facturas de compra
Leer facturas de proveedores y albaranes con IA y pasarlas a tu ERP sin teclearlas
Las facturas y los albaranes llegan por correo, en PDF o en foto. La IA los lee, un programa los coteja con el pedido y con el ERP, y una persona revisa solo lo que no cuadra.
Sí, la inteligencia artificial puede leer las facturas de proveedores y los albaranes que recibe una empresa y pasarlos a su ERP o a su contabilidad sin que nadie los teclee. La aplicación recoge los documentos del buzón de correo o de una carpeta, en PDF, escaneados o fotografiados; extrae el proveedor, el NIF, la fecha, el número, la base, el IVA, el total y las líneas; los coteja con el pedido, con el albarán y con lo que ya hay en el ERP, y propone la cuenta, el centro de coste, la obra o el proyecto al que van. Las sumas y las comprobaciones las hace un programa, no el modelo, y lo que no se lee con seguridad o no cuadra queda marcado para que lo revise una persona: nunca se da por bueno en silencio. No hace falta cambiar de programa: la aplicación entrega las facturas revisadas en el formato que admite tu ERP o tu contabilidad. Tecnea lo desarrolla como aplicación a medida: una prueba de concepto (piloto) desde 850 € con tus facturas reales, y el desarrollo completo entre 5.000 y 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase y una cuota mensual desde 250 €; el código específico del proyecto queda en propiedad del cliente por contrato, y los componentes propios de Tecnea sobre los que se construye siguen siendo de Tecnea y se usan dentro del servicio mensual.
Facturas y albaranes leídos desde el correo, PDF o foto
Con el pedido, el albarán y lo que ya hay en el ERP
Se entregan en el formato que admite tu ERP o tu contabilidad
Prueba de concepto con tus facturas reales
Qué lee y qué hace con cada documento
Los documentos que ya llegan hoy a administración, tal como llegan:
| Documento | Qué extrae | Qué hace después |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Proveedor, NIF, número, fecha, base, tipos y cuotas de IVA, retenciones, total y líneas | Comprueba las sumas, la casa con su pedido y sus albaranes y propone la cuenta y el centro de coste |
| Albarán | Proveedor, fecha, material o servicio, cantidades y precios cuando los lleva | Lo casa con el pedido y deja preparada la comprobación de la factura que llegará después |
| Abonos y rectificativas | La factura a la que corrigen y el importe | Las enlaza con la original y avisa si el abono no se ha aplicado |
| Factura electrónica | Los datos del propio fichero, sin interpretar nada | Sigue el mismo camino que las demás, sin pasar por la lectura con IA |
Cómo funciona: la IA lee, el código comprueba y una persona confirma lo dudoso
Cada factura sigue siempre el mismo camino:
- 1Entra como llega: un correo al buzón de facturas, un PDF en una carpeta o una foto desde el móvil.
- 2La IA la lee y propone los datos de cabecera, las líneas y el destino del gasto.
- 3Un programa comprueba que la base, el IVA y el total cuadran, que el NIF corresponde al proveedor, que no está duplicada y que coincide con el pedido y el albarán dentro de los márgenes que fije la empresa.
- 4Una persona revisa solo lo marcado: lo que no se lee con seguridad, lo que no cuadra o lo que la IA no puede asignar.
- 5Se entrega a tu programa ya revisada, en el formato que admite tu ERP o tu contabilidad.
| Qué se decide | Quién lo decide |
|---|---|
| Qué pone la factura o el albarán | La IA, que lo lee y lo propone |
| Si las sumas y el IVA cuadran y si está duplicada | Un programa, con las mismas reglas cada vez |
| Si coincide con el pedido y con el albarán | Reglas programadas, con los márgenes de la empresa |
| A qué cuenta, obra o proyecto va | La IA lo propone; una persona confirma lo dudoso |
| Qué se paga y qué se reclama al proveedor | Administración |
Sin cambiar de ERP ni de contabilidad
La mayoría de las empresas ya tiene un ERP o una contabilidad que funciona. Lo que sobra es el trabajo de en medio: abrir cada correo, leer cada factura, buscar su pedido y teclearla. La aplicación se ocupa de eso y entrega el resultado al programa que ya usáis, por su conexión si la tiene o con el fichero de importación que admite.
Cómo se conecta con cada programa concreto se revisa en el piloto, antes de comprometer el desarrollo completo. Más detalle en ¿se integra la IA con mi ERP?. Si lo que pesa es toda la facturación y la contabilidad, y no solo las facturas de compra, está en automatizar la facturación sin cambiar de programa.
Por qué a medida y no un programa de catálogo
Hay buenos programas que leen facturas. Encajan cuando tu forma de trabajar es la que el programa espera. Una aplicación a medida tiene sentido cuando el gasto se imputa a obras, proyectos o centros de coste con reglas propias, cuando hay que cotejar contra pedidos y albaranes que viven en tu ERP, o cuando las facturas tienen que entrar en un programa con el que el catálogo no se conecta. La comparación completa está en ¿software a medida o producto de catálogo?.
Qué no hace
Conviene decirlo antes de empezar:
- No paga ni reclama nada por su cuenta. Prepara y avisa; decide administración.
- No inventa importes. Si una factura no se lee bien o no cuadra, queda pendiente.
- No lleva la contabilidad oficial ni presenta impuestos. Entrega las facturas revisadas al programa que los lleva.
- No cambia vuestras reglas. Las cuentas, los centros de coste y los márgenes de diferencia son los de la empresa.
Cómo se implanta y cuánto cuesta
La implantación se hace con facturas reales y con administración en cada paso:
- 1Una muestra de facturas y albaranes de varios proveedores, incluidos los que hoy dan más trabajo.
- 2Las reglas de la empresa: a qué cuenta y a qué centro de coste va cada gasto, qué diferencia se admite con el pedido y quién revisa qué.
- 3Lectura, comprobaciones y entrega al ERP o a la contabilidad.
- 4Pruebas reales, midiendo la lectura y el tiempo, incluido el de revisión.
- 5Formación y entrega, y después el resto de proveedores.
Se empieza por una prueba de concepto (piloto) desde 850 €, de dos a cuatro semanas, con tus facturas reales. Si el piloto confirma el ahorro, el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase. Después, una cuota mensual desde 250 € incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento. El detalle está en ¿cuánto cuesta una aplicación con IA?.
Los tiempos y el ahorro se miden en el piloto, con tus documentos. No publicamos porcentajes de ahorro sin esa medición.
En qué experiencia se apoya
La lectura de facturas y albaranes de proveedor es una pieza que Tecnea ya usa en sus proyectos: es, por ejemplo, la base del control de costes que estamos desarrollando para una constructora, donde cada albarán y cada factura se imputan a su obra y a su partida (casos de éxito y control de costes de obra con IA). La lectura de documentos con IA con revisión de una persona en lo dudoso está además en producción en otros clientes. Por confidencialidad no damos nombres; lo comprobable es verlo funcionar en el piloto con tus facturas.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Puede la IA leer facturas de proveedores escaneadas o fotografiadas?+
Sí. Lee facturas en PDF, escaneadas o fotografiadas, y extrae el proveedor, el NIF, el número, la fecha, la base, el IVA, el total y las líneas. Lo que no se lee con seguridad se marca para que lo revise una persona.
¿Cómo llegan las facturas a la aplicación?+
Como llegan hoy: desde el buzón de correo de facturas, desde una carpeta compartida o con una foto desde el móvil. No hace falta pedir nada distinto a los proveedores.
¿Se pasan solas al ERP o a la contabilidad?+
Sí, ya revisadas: por la conexión del programa si la tiene o con el fichero de importación que admite. Cómo se conecta con tu programa concreto se revisa en el piloto, antes del desarrollo completo.
¿Qué pasa si una factura no coincide con el pedido o con el albarán?+
Se marca la diferencia (de precio, de cantidad o de concepto) según el margen que fije la empresa, y queda pendiente hasta que alguien de administración la resuelve.
¿Detecta facturas duplicadas?+
Sí. Un programa comprueba proveedor, número, fecha e importe antes de dar una factura por buena, y avisa si ya existe.
¿Dónde se procesan los datos?+
En infraestructura de la Unión Europea o en tu propio entorno, y no se usan para entrenar modelos de terceros. El detalle, en [¿dónde se procesan los datos de tu empresa?](/es/datos-de-ia-en-la-union-europea).
¿Cuánto cuesta leer las facturas de proveedor con IA?+
Una prueba de concepto (piloto) con tus facturas reales parte de 850 €; el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase; y la cuota mensual, desde 250 €, incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento.
¿Lo vemos con tus facturas?
Trae unas cuantas facturas y albaranes de los proveedores que más trabajo dan. En la primera conversación, que no se cobra, te decimos qué se leería automáticamente, qué habría que confirmar a mano y qué tendría el piloto.