Captio: quantas horas a automatização da gestão de despesas poupa à sua empresa

Um relatório de despesas manual custa à sua empresa cerca de 20 minutos de trabalho — e falha uma em cada cinco vezes, o que acrescenta mais 18 minutos de correção. São os dados do estudo mais citado do setor, da GBTA Foundation. Multiplique isto pelo número de pessoas da sua equipa que viajam, comem fora ou compram material, e pelos relatórios que apresentam por mês, e o papelório deixa de ser um incómodo menor para se tornar num centro de custo que ninguém mede.

Na Tecnea implementamos a Captio, a plataforma de gestão de despesas da Emburse, e é habitual que o primeiro "isto vale mesmo a pena?" se responda com um número de horas, não com uma lista de funcionalidades. Por isso, este artigo faz exatamente isso: explicamos o que é a Captio e calculamos, com uma fórmula que pode aplicar aos seus próprios números, quanto tempo isso liberta.

O colaborador fotografa o recibo com o telemóvel; o OCR extrai o valor, a data, o fornecedor e o IVA sem escrever nada.

O que é a Captio e o que resolve exatamente

A Captio é uma plataforma de gestão de despesas e viagens de empresa, propriedade da Emburse, especializada em digitalizar e automatizar todo o ciclo da despesa: desde o momento em que um colaborador paga algo do próprio bolso até esse valor ficar contabilizado no ERP. A Tecnea é parceira de implementação: configuramos a Captio, integramo-la com os seus sistemas e damos suporte.

Cobre, em essência, quatro processos que hoje muitas empresas ainda resolvem com papel, Excel e emails:

• Captura de recibos e faturas com OCR, incluindo o desdobramento de IVA.
• Quilometragem e ajudas de custo, com cálculo automático segundo a legislação em vigor.
• Fluxos de aprovação configuráveis por valor, categoria, centro de custo ou projeto.
• Cartões corporativos, com reconciliação automática entre o movimento bancário e a despesa justificada.

Além disso, a digitalização de recibos que a Captio oferece está certificada junto da Agência Tributária espanhola: uma vez o recibo na plataforma, a empresa pode destruir o papel sem perder validade fiscal.

O que custa fazê-lo à mão, com dados fora da Tecnea

Antes de entrar no que o fabricante diz sobre o seu próprio produto, vale a pena ancorar o problema numa fonte independente. A GBTA Foundation — o braço de investigação da Global Business Travel Association — mede há anos o custo real de processar um relatório de despesas manual nos EUA. Os seus números, citados em todo o setor:

• ~20 minutos em média para completar um relatório de despesas.
• 1 em cada 5 relatórios (19%) contém erros ou informação em falta.
• Corrigir cada um desses relatórios com erros acrescenta 18 minutos extra.
• As empresas do estudo processam, em conjunto, uma média de 51.000 relatórios de despesas por ano, o que se traduz em cerca de 3.000 horas anuais dedicadas só a corrigir erros.

Nota de objetividade: é um estudo dos EUA, com salários e hábitos de despesa diferentes dos de uma empresa espanhola ou portuguesa — trate-o como ordem de grandeza, não como número exato para o seu caso. Ainda assim, é a referência independente mais citada do setor, e é consistente com o que vemos nas implementações que fazemos na Tecnea.

Aprovação simples, hierárquica ou por projeto — sem que ninguém tenha de perseguir um email para assinar uma despesa.

O que a Captio diz sobre a sua própria poupança

A Captio publica três números concretos sobre o seu módulo de captura e aprovação:

• 70% menos tempo no registo de despesas graças ao OCR.
• Taxa de erro inferior a 1%, face aos 19% do processo manual medidos pela GBTA.
• 60% menos tempo no processo de aprovação, graças aos fluxos automatizados e às notificações.

O cálculo: quantas horas a sua empresa poupa realmente

É aqui que a maioria dos artigos sobre "poupança de tempo" fica presa a percentagens soltas. Vamos transformar isso em horas, com uma fórmula simples que pode refazer com os seus próprios números:

Horas poupadas por ano = colaboradores que geram despesas × relatórios por mês × minutos poupados por relatório ÷ 60 × 12

Para chegar aos "minutos poupados por relatório", partimos dos dados anteriores:

1. Registo manual: ~20 minutos por relatório.
2. Correção de erros (aplica-se a 19% dos casos): 0,19 × 18 min ≈ 3,4 minutos em média.
3. Total manual por relatório: ~23 minutos.
4. Com a Captio, aplicando os 70% de redução ao registo e a taxa de erro inferior a 1%: (20 × 0,30) + (0,01 × 18) ≈ 6 + 0,2 ≈ 6,2 minutos.
5. Poupança por relatório: 23 − 6,2 ≈ 17 minutos. Para ficarmos conservadores, arredondamos para 15 minutos por relatório nos exemplos seguintes.

Isto é só o lado do colaborador que cria o relatório. Não inclui o tempo que poupa quem aprova (a Captio declara também 60% menos aí) nem quem contabiliza no ERP — por isso, se calhar, o cálculo até fica por baixo.

• 20 colaboradores, 2 relatórios por mês: ~10 horas por mês → ~120 horas por ano.
• 60 colaboradores, 2 relatórios por mês: ~30 horas por mês → ~360 horas por ano.
• 60 colaboradores, 4 relatórios por mês (equipa comercial): ~60 horas por mês → ~720 horas por ano.

Trezentas e sessenta horas por ano equivalem a mais de 45 jornadas completas de 8 horas — mês e meio de trabalho de uma pessoa, todos os anos, dedicado só a preencher e corrigir relatórios de despesas. E isto numa empresa de 60 pessoas com um ritmo de despesa moderado.

Visibilidade da despesa em tempo real, em vez de descobrir o desvio no fecho do mês.

Além das horas: controlo e rastreabilidade

O tempo é o número mais fácil de calcular, mas não é o único benefício. Com os cartões corporativos ligados, a Captio reconcilia automaticamente cada movimento bancário com o respetivo justificativo, e avisa em tempo real de cobranças sem recibo associado — antes de chegarem ao fecho contabilístico, não depois. E ao integrar-se com SAP, Navision, Sage ou A3 através de conectores nativos, a despesa aprovada contabiliza-se sozinha, sem a dupla introdução de dados que hoje multiplica o risco de erro em muitos departamentos financeiros.

O que fazer com isto

1. Meça a sua situação atual antes de mais nada. Quantas pessoas apresentam despesas, quantos relatórios por mês em média, e quem os aprova. Sem isto, qualquer cálculo de poupança é um brinde ao ar.
2. Aplique a fórmula deste artigo com os seus números, não com os dos nossos exemplos. O resultado muda muito consoante quanto a sua equipa viaja ou gasta.
3. Comece por onde mais dói. Se tem uma equipa comercial ou técnica que viaja com frequência, é aí que se recupera tempo mais depressa do que no resto da empresa.
4. Verifique se o problema é só o papelório ou também a integração. Se o seu ERP não liga bem com nada, automatizar só a captura deixa metade do problema por resolver.
5. Peça uma demonstração com o seu próprio caso. Os números deste artigo são indicativos; os seus, não.

Perguntas frequentes

O que é exatamente a Captio, e quem está por trás? É a plataforma de gestão de despesas e viagens de empresa da Emburse. Digitaliza recibos e faturas, automatiza a aprovação e integra-se com o ERP. A Tecnea é parceira de implementação em Espanha.

Serve para uma empresa pequena, ou só para grandes corporações? Está pensada para médias e grandes empresas com colaboradores que geram despesas de forma habitual — viagens, ajudas de custo, compras de material. Se a sua empresa for muito pequena ou a despesa for esporádica, a poupança em horas deste artigo será proporcionalmente menor.

É compatível com o nosso ERP atual? Tem conectores nativos para SAP, Navision, Sage e A3, além de uma API REST para integrações à medida. É uma das partes do projeto em que a Tecnea trabalha diretamente.

O que acontece aos recibos em papel? Podemos destruí-los? Sim. A digitalização da Captio está certificada junto da Agência Tributária espanhola, pelo que o recibo digital tem a mesma validade fiscal que o papel.

Quanto custa implementá-la? Depende do número de utilizadores e dos módulos de que precisa (cartões corporativos, viagens, pegada de carbono...). Não damos aqui um número genérico porque não seria honesto — o correto é calculá-lo com o seu caso real.

Se quiser saber quantas horas a sua empresa liberta em concreto, com os vossos próprios números de equipa e volume de despesas, pode pedir uma demonstração da Captio e calculamo-lo juntos com o vosso caso real, não com um exemplo genérico.

Este artigo é informativo. A Tecnea é parceira de implementação da Captio e tem um interesse comercial nesta solução, que procurámos indicar com a maior clareza possível ao longo do texto. Os números de poupança por relatório são uma estimativa construída a partir de dados públicos da GBTA e da Captio, não uma promessa de resultado — a sua poupança real depende do seu volume de despesas e de como a ferramenta é implementada.

Fontes

1. GBTA Foundation — How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?
2. Tecnea — Captio: gestão de despesas inteligente
3. Emburse — Captio, software de gestão de viagens e despesas