O que faz já um agente de IA no seu setor

Numa empresa de serviços, um agente de IA faz hoje sobretudo três coisas: lê documentos e extrai os dados, redige o primeiro rascunho e responde ao primeiro nível de consultas. Uma pessoa revê o que conta e assina. O que muda de um setor para outro são os documentos, as normas e o critério com que se revê.

A resposta curta: um agente de IA não decide sozinho nem substitui o profissional. Prepara o trabalho repetitivo sobre documentos (ler, verificar, redigir, avisar) e deixa o resultado pronto para uma pessoa rever. Que documentos, que normas e que revisão depende do seu setor, e este guia percorre catorze.

O que entendemos aqui por agente de IA

Uma aplicação com IA ligada aos seus documentos e aos seus programas, que executa uma tarefa de vários passos e deixa o resultado preparado para uma pessoa rever. Parece-se mais com um ajudante que prepara o trabalho do que com um colaborador que decide sozinho. Os limites com que trabalha (o que pode ler, o que pode escrever e quando deve parar e perguntar) estão explicados em que permissões dar a um agente de IA na sua empresa.

Os três trabalhos que se repetem em todos os setores

1. Ler e extrair. Faturas, guias de remessa, relatórios, processos, apólices: o agente lê documentos que chegam em formatos diferentes e deixa os dados no sistema, com a citação de onde sai cada dado.
2. Redigir o primeiro rascunho. Peças, memórias, propostas, relatórios, comunicações: parte dos seus dados e de documentos anteriores, com o tom da sua empresa, e deixa o rascunho para revisão.
3. Atender o primeiro nível. Consultas habituais de clientes, doentes, alunos ou interessados, com respostas da sua própria base de conhecimento. Passa para uma pessoa o que não sabe e o que não deve decidir.

O que faz em cada setor

O que se segue sai dos casos de uso que trabalhamos com cada setor, agrupados por atividade. As páginas de setor, com mais detalhe, estão ligadas em cada nome (estão em espanhol).

Serviços profissionais

• Escritórios de advogados. Resume processos e relatórios com citação da fonte, redige peças e propostas a partir do processo e filtra as consultas novas. Com dados médicos ou judiciais trabalha sempre com dados pseudonimizados e com supervisão do advogado em cada documento. Num dos nossos projetos, a análise de documentação legal e médica passou de duas ou três horas para minutos por documento (caso).
• Gabinetes de contabilidade e fiscalidade. Lê faturas e comprovativos para alimentar os seus sistemas, redige relatórios e comunicações ao cliente e responde a consultas frequentes com a sua base de conhecimento fiscal e laboral.
• Cartórios notariais. Prepara minutas de escritura a partir dos dados da operação e revê a documentação dos outorgantes para assinalar o que falta ou não encaixa. O notário revê o resultado.
• Consultoras. Redige primeiros rascunhos de relatórios e propostas com a sua metodologia e os seus casos anteriores, e consulta o conhecimento acumulado para não refazer o que já está feito.

Técnicos: engenharia, arquitetura e construção

• Gabinetes de engenharia. Redige memórias e relatórios técnicos, prepara propostas e cadernos de encargos a partir de projetos anteriores e localiza a regulamentação aplicável.
• Ateliês de arquitetura. Redige memórias de projeto e a justificação da regulamentação urbanística, e trata da documentação com os organismos. Exemplos concretos em o histórico de projetos visados.
• Construtoras e promotoras. Prepara propostas e concursos, redige memórias e documentação e consulta regulamentação. Temos em desenvolvimento um controlo financeiro diário de cada obra, e os autos de visita de obra por voz são outro exemplo.

Saúde, seguros e imobiliário

• Clínicas e saúde privada. Redige rascunhos de relatório para revisão do profissional, em ambiente seguro e em conformidade com o RGPD, e atende consultas administrativas e lembretes. Num projeto de manutenção de equipamento médico hospitalar, uma aplicação avisa das revisões conforme o uso real de cada máquina, com menos 75 % de incidências (caso).
• Corretoras de seguros. Resume apólices e coberturas para aconselhar mais depressa, organiza a documentação de cada sinistro e prepara as comunicações de renovação.
• Imobiliárias. Responde de imediato aos interessados e filtra os que vão a sério, redige as descrições dos imóveis e prepara rascunhos de documentação.

Indústria, logística e comércio

• Empresas industriais. Prepara propostas técnicas a partir de casos anteriores e redige ou revê procedimentos, fichas e manuais com o seu conhecimento.
• Transporte e logística. Lê e classifica guias de transporte e cartas de porte e prepara a documentação de cada incidência. Com a obrigação do documento de controlo digital, essa leitura ganha peso.
• Comércio e distribuição. Cria fichas e descrições de produto para todo o catálogo, atende consultas e apoia o processamento de encomendas. Um exemplo é receber encomendas por voz e por chat ligadas ao ERP.

Formação e marketing

• Centros de formação. Prepara materiais e exercícios a partir do seu programa, atende alunos e famílias e apoia a correção, sempre com revisão do docente. Num projeto de formação contínua com IA para empresas, o tempo dedicado à formação desceu 45 % (caso).
• Agências de marketing e comunicação. Produz rascunhos de conteúdo com o tom de cada cliente, prepara propostas e apresentações e redige relatórios de campanha a partir dos dados.

O que não faz em nenhum setor

• Não decide sozinho o que tem consequências legais ou económicas. Prepara-o e uma pessoa aprova-o. Há níveis de supervisão humana, e convém escolher o nível conforme o que custa um erro.
• Não funciona sobre dados que não existem. Se as tarifas ou os critérios só vivem na cabeça de alguém, ordená-los é o primeiro trabalho e é seu.
• Não substitui o critério profissional. O advogado, o notário, o médico ou o arquiteto continuam a assinar o que assinam.
• Não arranca sem medir. Antes de o alargar, é preciso verificar se a IA lhe poupa dinheiro de verdade no processo inteiro e não apenas numa tarefa.

Quatro perguntas para escolher por onde começar

1. Que documento trata a sua equipa todos os dias e quantos por mês?
2. O que faz uma pessoa depois de o ler?
3. O que acontece se o primeiro rascunho sair mal e quem o detetaria?
4. Os dados necessários já estão num sistema ou na cabeça de alguém?

Em cada página de setor assinalamos com «Empezar aquí» («começar aqui») a atividade com mais recorrido. A melhor candidata costuma ser a que mais se repete, tem princípio e fim claros e se faz sobre documentos. Se a dúvida é se lhe basta a IA que vem no seu programa, a resposta está em basta-me a IA que vem no meu programa ou preciso de um desenvolvimento à medida?.

Quanto custa começar

A prova de conceito começa nos 850 € e faz-se em duas a quatro semanas com documentos reais da sua empresa. O desenvolvimento completo vai de 5.000 a 20.000 € sem IVA, com preço fechado por fase, e a mensalidade, a partir de 250 € com a infraestrutura, a conta de IA e a manutenção. O que inclui cada valor.

Perguntas frequentes

Um agente de IA substitui uma pessoa da minha equipa?

Nos casos deste artigo, não. O agente prepara o trabalho e uma pessoa revê-o e assina-o. O tempo dessa pessoa passa de escrever e procurar a rever e decidir.

E os dados confidenciais dos meus clientes?

Depende de como é construído. Na Tecnea, os dados são tratados no seu ambiente ou na União Europeia e não são usados para treinar nenhum modelo. Com dados especialmente protegidos, como os médicos ou os judiciais, são pseudonimizados antes. Está explicado em IA privada e segura (em espanhol).

O meu setor não aparece na lista, faz sentido?

Quase qualquer trabalho sobre documentos encaixa num dos três trabalhos acima: ler e extrair, redigir ou atender o primeiro nível. Diga-nos que documentos trata e vemos qual dos três compensa.

Quanto tempo demora a notar-se o resultado?

Uma prova de conceito dura de duas a quatro semanas, e a medição da poupança, outras quatro a seis. O método está em como saber se a IA lhe poupa dinheiro de verdade.

Se quer ver como seria no seu setor, diga-nos que documentos trata.

Este artigo é informativo. A Tecnea desenvolve aplicações à medida com IA, por isso temos interesse em que considere este caminho: é por isso que descrevemos também o que um agente não faz e quando convém medir antes de investir. Os valores de resultados são os medidos nos nossos próprios projetos, anonimizados, e estão explicados em cada caso.

Fontes

1. Tecnea, páginas de setor: IA para escritórios de advogados, gabinetes de engenharia, clínicas e os restantes setores (em espanhol), com os casos de uso por atividade.
2. Tecnea, casos de sucesso: projetos em produção e em desenvolvimento, com os valores medidos em cada um.