Administració de finques
Intel·ligència artificial per a administradors de finques remeses, rebuts pendents i comunicacions a propietaris
La remesa quadrada amb el banc, cada propietari avisat del que deu i les comunicacions de la comunitat preparades per revisar. Sense canviar el programa que ja fa servir el despatx.
Sí, un despatx d'administració de finques pot treure's amb intel·ligència artificial bona part de la feina repetitiva de cada mes sense canviar de programa de gestió. L'aplicació quadra la remesa de rebuts amb l'extracte del banc i marca els cobrats, els retornats i els pendents de cada comunitat. Prepara l'avís a cada propietari amb el que deu, perquè el despatx el revisi i l'enviï. I redacta convocatòries, esborranys d'acta i respostes a les consultes dels veïns a partir de les dades de la comunitat. Els imports i els creuaments els calcula un programa, no el model, i el que és dubtós ho confirma una persona del despatx. L'aplicació llegeix el que exporta el programa de gestió que ja feu servir (Gesfincas o un altre) i l'extracte del banc, sense migrar dades. Tecnea ho desenvolupa com a aplicació a mida: una prova de concepte (pilot) des de 850 € amb una remesa i un extracte reals, i el desenvolupament complet entre 5.000 i 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase i una quota mensual des de 250 €. El codi específic del projecte queda en propietat del client per contracte, i els components propis de Tecnea sobre els quals es construeix continuen sent de Tecnea i s'utilitzen dins del servei mensual.
Cobrats, retornats i pendents, comunitat a comunitat
A cada propietari, per revisar i enviar
Es llegeix el que exporta, no hi ha migració
Prova de concepte amb una remesa i un extracte reals
Quines tasques del despatx es poden automatitzar
Les que es repeteixen cada mes a cada comunitat:
| Tasca | Què fa l'aplicació | Què decideix el despatx |
|---|---|---|
| Quadrar la remesa amb el banc | Creua els rebuts emesos amb els moviments de l'extracte i marca cobrats, retornats i pendents | Les diferències que no s'expliquen soles |
| Rebuts retornats i deutes | Prepara l'avís a cada propietari amb el que deu i el detall de cada rebut | Què s'envia, quan i per quin canal |
| Convocatòries i actes | Prepara la convocatòria amb l'ordre del dia i l'esborrany de l'acta a partir de les notes de la junta | El text final, que signa qui correspongui |
| Consultes de veïns | Proposa la resposta amb les dades de la comunitat: estatuts, normes, acords i quotes | La resposta que surt. El que és delicat el respon una persona |
| Factures de proveïdors de la comunitat | Les llegeix i les imputa a la seva comunitat i a la seva partida | Què es paga |
Com funciona: l'IA prepara, el codi quadra i el despatx decideix
Cap avís ni cap import surt sense passar pel despatx:
- 1Es carreguen la remesa i l'extracte tal com els exporten el programa de gestió i el banc.
- 2Un programa creua rebut a rebut i calcula el cobrat, el retornat i el pendent de cada propietari i de cada comunitat. Els comptes no els fa el model.
- 3L'IA prepara els textos: l'avís a cada propietari, la convocatòria, l'esborrany de l'acta o la resposta a un veí, amb les dades d'aquella comunitat.
- 4El despatx revisa i envia. El que no quadra o no està clar apareix marcat, i mai es dona per bo en silenci.
Sense canviar de programa de gestió
Molts despatxos porten anys amb el seu programa de gestió de comunitats i no volen canviar-lo. No cal: l'aplicació treballa amb el que aquest programa ja exporta (rebuts, remeses, propietaris, quotes) i amb l'extracte del banc. Si el programa no té una connexió oberta, com passa amb molts del sector, al pilot es comprova quina via de lectura és viable abans de comprometre el desenvolupament complet.
Més detall a automatitzar la facturació i la comptabilitat sense canviar de programa i a s'integra l'IA amb el meu ERP?.
Dades de propietaris i privadesa
Les dades de propietaris i els seus deutes són dades personals. Es processen en infraestructura de la Unió Europea, no s'utilitzen per entrenar models de tercers i el tractament queda regulat en un contracte d'encarregat del tractament. Cada persona del despatx veu les comunitats que porta. El detall, a on es processen les dades de la teva empresa?.
Què no fa
Convé dir-ho abans de començar:
- No envia res sense revisió. Els avisos de deute i les comunicacions els revisa i els envia el despatx.
- No inventa imports. El que no quadra entre la remesa i el banc queda pendent.
- No substitueix el programa de gestió ni la comptabilitat de les comunitats. Treballa amb el que exporten.
- No dona assessorament jurídic. Les reclamacions de deute i els assumptes delicats continuen a mans del despatx.
Com s'implanta i quant costa
La implantació es fa amb dades reals d'unes poques comunitats:
- 1Una remesa i un extracte reals d'una o diverses comunitats.
- 2Les regles del despatx: com es tracten els retornats, què s'avisa i quan, qui revisa què.
- 3Creuament, avisos i textos, programats i comprovats amb aquestes dades.
- 4Proves reals, mesurant el temps, inclòs el de revisió.
- 5Formació i lliurament, i després la resta de comunitats.
Es comença per una prova de concepte (pilot) des de 850 €, de dues a quatre setmanes. Si el pilot confirma l'estalvi, el desenvolupament complet va de 5.000 a 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase. Després, una quota mensual des de 250 € inclou la infraestructura, el compte amb el proveïdor d'IA i el manteniment. El detall és a quant costa una aplicació amb IA?.
Els temps i l'estalvi es mesuren al pilot, amb les dades del despatx. No publiquem percentatges d'estalvi sense aquest mesurament.
En quina experiència es basa
Per a administració de finques encara no tenim un projecte acabat per ensenyar, i preferim dir-ho. El que sí que tenim és l'anàlisi de la feina d'un despatx i del seu programa de gestió, i les peces en què es basa aquesta aplicació: la lectura de documents amb IA amb revisió d'una persona en el que és dubtós, en producció a altres clients, i la connexió amb programes de gestió que no tenen una connexió oberta (automatitzar la facturació sense canviar de programa). El que es pot comprovar és el pilot, amb una remesa i un extracte teus.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten sobre això
Pot l'IA quadrar la remesa de rebuts amb l'extracte del banc?+
Sí. Un programa creua cada rebut de la remesa amb els moviments de l'extracte i marca els cobrats, els retornats i els pendents de cada propietari i de cada comunitat. El que no quadra queda marcat perquè el revisi el despatx.
Pot avisar els propietaris dels rebuts pendents?+
Prepara l'avís a cada propietari amb el que deu i el detall de cada rebut. El despatx el revisa i decideix què s'envia, quan i per quin canal.
Funciona amb Gesfincas o un altre programa d'administració de finques?+
Treballa amb el que el programa exporta (rebuts, remeses, propietaris, quotes) i amb l'extracte del banc, sense migrar dades. Si el programa no té una connexió oberta, al pilot es comprova quina via de lectura és viable abans del desenvolupament complet.
Pot redactar convocatòries i actes de junta?+
Prepara la convocatòria amb l'ordre del dia i l'esborrany de l'acta a partir de les notes de la junta i les dades de la comunitat. El text final el revisa el despatx i el signa qui correspongui.
On són les dades dels propietaris?+
En infraestructura de la Unió Europea, amb accés per usuari, i no s'utilitzen per entrenar models de tercers. El tractament queda regulat en un contracte d'encarregat del tractament.
Quant costa la IA per a un despatx d'administració de finques?+
Una prova de concepte (pilot) amb una remesa i un extracte reals parteix de 850 €. El desenvolupament complet va de 5.000 a 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase, i la quota mensual, des de 250 €, inclou la infraestructura, el compte amb el proveïdor d'IA i el manteniment.
Ho mirem amb una remesa teva?
Porta una remesa i l'extracte del banc del mateix mes d'una comunitat. A la primera conversa, que no es cobra, et diem què es creuaria sol, què caldria revisar i què tindria el pilot.