Factures de compra
Llegir factures de proveïdors i albarans amb IA i passar-les al teu ERP sense teclejar-les
Les factures i els albarans arriben per correu, en PDF o en foto. L'IA els llegeix, un programa els confronta amb la comanda i amb l'ERP, i una persona revisa només el que no quadra.
Sí, la intel·ligència artificial pot llegir les factures de proveïdors i els albarans que rep una empresa i passar-los al seu ERP o a la seva comptabilitat sense que ningú els tecleja. L'aplicació recull els documents de la bústia de correu o d'una carpeta, en PDF, escanejats o fotografiats. Extreu el proveïdor, el NIF, la data, el número, la base, l'IVA, el total i les línies. Els confronta amb la comanda, amb l'albarà i amb el que ja hi ha a l'ERP, i proposa el compte, el centre de cost, l'obra o el projecte al qual van. Les sumes i les comprovacions les fa un programa, no el model, i el que no es llegeix amb seguretat o no quadra queda marcat perquè el revisi una persona: mai es dona per bo en silenci. No cal canviar de programa: l'aplicació lliura les factures revisades en el format que admet el teu ERP o la teva comptabilitat. Tecnea ho desenvolupa com a aplicació a mida: una prova de concepte (pilot) des de 850 € amb les teves factures reals, i el desenvolupament complet entre 5.000 i 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase i una quota mensual des de 250 €. El codi específic del projecte queda en propietat del client per contracte, i els components propis de Tecnea sobre els quals es construeix continuen sent de Tecnea i s'utilitzen dins del servei mensual.
Factures i albarans llegits des del correu, PDF o foto
Amb la comanda, l'albarà i el que ja hi ha a l'ERP
Es lliuren en el format que admet el teu ERP o la teva comptabilitat
Prova de concepte amb les teves factures reals
Què llegeix i què fa amb cada document
Els documents que ja arriben avui a administració, tal com arriben:
| Document | Què extreu | Què fa després |
|---|---|---|
| Factura de proveïdor | Proveïdor, NIF, número, data, base, tipus i quotes d'IVA, retencions, total i línies | Comprova les sumes, la fa quadrar amb la seva comanda i els seus albarans i proposa el compte i el centre de cost |
| Albarà | Proveïdor, data, material o servei, quantitats i preus quan en porta | El fa quadrar amb la comanda i deixa preparada la comprovació de la factura que arribarà després |
| Abonaments i rectificatives | La factura a la qual corregeixen i l'import | Les enllaça amb l'original i avisa si l'abonament no s'ha aplicat |
| Factura electrònica | Les dades del mateix fitxer, sense interpretar res | Segueix el mateix camí que les altres, sense passar per la lectura amb IA |
Com funciona: l'IA llegeix, el codi comprova i una persona confirma el que és dubtós
Cada factura segueix sempre el mateix camí:
- 1Entra tal com arriba: un correu a la bústia de factures, un PDF en una carpeta o una foto des del mòbil.
- 2L'IA la llegeix i proposa les dades de capçalera, les línies i la destinació de la despesa.
- 3Un programa comprova que la base, l'IVA i el total quadren, que el NIF correspon al proveïdor, que no està duplicada i que coincideix amb la comanda i l'albarà dins dels marges que fixi l'empresa.
- 4Una persona revisa només el marcat: el que no es llegeix amb seguretat, el que no quadra o el que l'IA no pot assignar.
- 5Es lliura al teu programa ja revisada, en el format que admet el teu ERP o la teva comptabilitat.
| Què es decideix | Qui ho decideix |
|---|---|
| Què diu la factura o l'albarà | L'IA, que ho llegeix i ho proposa |
| Si les sumes i l'IVA quadren i si està duplicada | Un programa, amb les mateixes regles cada vegada |
| Si coincideix amb la comanda i amb l'albarà | Regles programades, amb els marges de l'empresa |
| A quin compte, obra o projecte va | L'IA ho proposa. Una persona confirma el que és dubtós |
| Què es paga i què es reclama al proveïdor | Administració |
Sense canviar d'ERP ni de comptabilitat
La majoria d'empreses ja tenen un ERP o una comptabilitat que funciona. El que sobra és la feina d'enmig: obrir cada correu, llegir cada factura, buscar-ne la comanda i teclejar-la. L'aplicació s'ocupa d'això i lliura el resultat al programa que ja feu servir, per la seva connexió si en té o amb el fitxer d'importació que admet.
Com es connecta amb cada programa concret es revisa al pilot, abans de comprometre el desenvolupament complet. Més detall a s'integra l'IA amb el meu ERP?. Si el que pesa és tota la facturació i la comptabilitat, i no només les factures de compra, és a automatitzar la facturació sense canviar de programa.
Per què a mida i no un programa de catàleg
Hi ha bons programes que llegeixen factures. Encaixen quan la teva manera de treballar és la que el programa espera. Una aplicació a mida té sentit quan la despesa s'imputa a obres, projectes o centres de cost amb regles pròpies, quan cal confrontar amb comandes i albarans que viuen al teu ERP, o quan les factures han d'entrar en un programa amb el qual el catàleg no es connecta. La comparació completa és a programari a mida o producte de catàleg?.
Què no fa
Convé dir-ho abans de començar:
- No paga ni reclama res pel seu compte. Prepara i avisa, i decideix administració.
- No inventa imports. Si una factura no es llegeix bé o no quadra, queda pendent.
- No porta la comptabilitat oficial ni presenta impostos. Lliura les factures revisades al programa que els porta.
- No canvia les vostres regles. Els comptes, els centres de cost i els marges de diferència són els de l'empresa.
Com s'implanta i quant costa
La implantació es fa amb factures reals i amb administració en cada pas:
- 1Una mostra de factures i albarans de diversos proveïdors, inclosos els que avui donen més feina.
- 2Les regles de l'empresa: a quin compte i a quin centre de cost va cada despesa, quina diferència s'admet amb la comanda i qui revisa què.
- 3Lectura, comprovacions i lliurament a l'ERP o a la comptabilitat.
- 4Proves reals, mesurant la lectura i el temps, inclòs el de revisió.
- 5Formació i lliurament, i després la resta de proveïdors.
Es comença per una prova de concepte (pilot) des de 850 €, de dues a quatre setmanes, amb les teves factures reals. Si el pilot confirma l'estalvi, el desenvolupament complet va de 5.000 a 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase. Després, una quota mensual des de 250 € inclou la infraestructura, el compte amb el proveïdor d'IA i el manteniment. El detall és a quant costa una aplicació amb IA?.
Els temps i l'estalvi es mesuren al pilot, amb els teus documents. No publiquem percentatges d'estalvi sense aquest mesurament.
En quina experiència es basa
La lectura de factures i albarans de proveïdor és una peça que Tecnea ja fa servir en els seus projectes: és, per exemple, la base del control de costos que estem desenvolupant per a una constructora, on cada albarà i cada factura s'imputen a la seva obra i a la seva partida (casos d'èxit i control de costos d'obra amb IA). La lectura de documents amb IA amb revisió d'una persona en el que és dubtós és, a més, en producció a altres clients. Per confidencialitat no donem noms. El que es pot comprovar és veure-ho funcionar al pilot amb les teves factures.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten sobre això
Pot l'IA llegir factures de proveïdors escanejades o fotografiades?+
Sí. Llegeix factures en PDF, escanejades o fotografiades, i extreu el proveïdor, el NIF, el número, la data, la base, l'IVA, el total i les línies. El que no es llegeix amb seguretat es marca perquè el revisi una persona.
Com arriben les factures a l'aplicació?+
Com arriben avui: des de la bústia de correu de factures, des d'una carpeta compartida o amb una foto des del mòbil. No cal demanar res diferent als proveïdors.
Es passen soles a l'ERP o a la comptabilitat?+
Sí, ja revisades: per la connexió del programa si en té o amb el fitxer d'importació que admet. Com es connecta amb el teu programa concret es revisa al pilot, abans del desenvolupament complet.
Què passa si una factura no coincideix amb la comanda o amb l'albarà?+
Es marca la diferència (de preu, de quantitat o de concepte) segons el marge que fixi l'empresa, i queda pendent fins que algú d'administració la resol.
Detecta factures duplicades?+
Sí. Un programa comprova proveïdor, número, data i import abans de donar una factura per bona, i avisa si ja existeix.
On es processen les dades?+
En infraestructura de la Unió Europea o en el teu propi entorn, i no s'utilitzen per entrenar models de tercers. El detall, a [on es processen les dades de la teva empresa?](/ca/datos-de-ia-en-la-union-europea).
Quant costa llegir les factures de proveïdor amb IA?+
Una prova de concepte (pilot) amb les teves factures reals parteix de 850 €. El desenvolupament complet va de 5.000 a 20.000 € sense IVA, amb preu tancat per fase, i la quota mensual, des de 250 €, inclou la infraestructura, el compte amb el proveïdor d'IA i el manteniment.
Ho mirem amb les teves factures?
Porta unes quantes factures i albarans dels proveïdors que més feina donen. A la primera conversa, que no es cobra, et diem què es llegiria automàticament, què caldria confirmar a mà i què tindria el pilot.