Administración de fincas
Inteligencia artificial para administradores de fincas remesas, recibos pendientes y comunicaciones a propietarios
La remesa cuadrada con el banco, cada propietario avisado de lo que debe y las comunicaciones de la comunidad preparadas para revisar. Sin cambiar el programa que ya usa el despacho.
Sí, un despacho de administración de fincas puede quitarse con inteligencia artificial buena parte del trabajo repetitivo de cada mes sin cambiar de programa de gestión. La aplicación cuadra la remesa de recibos con el extracto del banco y marca los cobrados, los devueltos y los pendientes de cada comunidad; prepara el aviso a cada propietario con lo que debe, para que el despacho lo revise y lo envíe; y redacta convocatorias, borradores de acta y respuestas a las consultas de los vecinos a partir de los datos de la comunidad. Los importes y los cruces los calcula un programa, no el modelo, y lo dudoso lo confirma una persona del despacho. La aplicación lee lo que exporta el programa de gestión que ya usáis (Gesfincas u otro) y el extracto del banco, sin migrar datos. Tecnea lo desarrolla como aplicación a medida: una prueba de concepto (piloto) desde 850 € con una remesa y un extracto reales, y el desarrollo completo entre 5.000 y 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase y una cuota mensual desde 250 €; el código específico del proyecto queda en propiedad del cliente por contrato, y los componentes propios de Tecnea sobre los que se construye siguen siendo de Tecnea y se usan dentro del servicio mensual.
Cobrados, devueltos y pendientes, comunidad a comunidad
A cada propietario, para revisar y enviar
Se lee lo que exporta; no hay migración
Prueba de concepto con una remesa y un extracto reales
Qué tareas del despacho se pueden automatizar
Las que se repiten cada mes en cada comunidad:
| Tarea | Qué hace la aplicación | Qué decide el despacho |
|---|---|---|
| Cuadrar la remesa con el banco | Cruza los recibos emitidos con los movimientos del extracto y marca cobrados, devueltos y pendientes | Las diferencias que no se explican solas |
| Recibos devueltos y deudas | Prepara el aviso a cada propietario con lo que debe y el detalle de cada recibo | Qué se envía, cuándo y por qué canal |
| Convocatorias y actas | Prepara la convocatoria con el orden del día y el borrador del acta a partir de las notas de la junta | El texto final, que firma quien corresponde |
| Consultas de vecinos | Propone la respuesta con los datos de la comunidad: estatutos, normas, acuerdos y cuotas | La respuesta que sale; lo delicado lo contesta una persona |
| Facturas de proveedores de la comunidad | Las lee y las imputa a su comunidad y a su partida | Qué se paga |
Cómo funciona: la IA prepara, el código cuadra y el despacho decide
Ningún aviso ni ningún importe sale sin pasar por el despacho:
- 1Se cargan la remesa y el extracto tal como los exportan el programa de gestión y el banco.
- 2Un programa cruza recibo a recibo y calcula lo cobrado, lo devuelto y lo pendiente de cada propietario y de cada comunidad. Las cuentas no las hace el modelo.
- 3La IA prepara los textos: el aviso a cada propietario, la convocatoria, el borrador del acta o la respuesta a un vecino, con los datos de esa comunidad.
- 4El despacho revisa y envía. Lo que no cuadra o no está claro aparece marcado; nunca se da por bueno en silencio.
Sin cambiar de programa de gestión
Muchos despachos llevan años con su programa de gestión de comunidades y no quieren cambiarlo. No hace falta: la aplicación trabaja con lo que ese programa ya exporta (recibos, remesas, propietarios, cuotas) y con el extracto del banco. Si el programa no tiene una conexión abierta, como pasa con muchos del sector, en el piloto se comprueba qué vía de lectura es viable antes de comprometer el desarrollo completo.
Más detalle en automatizar la facturación y la contabilidad sin cambiar de programa y en ¿se integra la IA con mi ERP?.
Datos de propietarios y privacidad
Los datos de propietarios y sus deudas son datos personales. Se procesan en infraestructura de la Unión Europea, no se usan para entrenar modelos de terceros y el tratamiento queda regulado en un contrato de encargado del tratamiento. Cada persona del despacho ve las comunidades que lleva. El detalle, en ¿dónde se procesan los datos de tu empresa?.
Qué no hace
Conviene decirlo antes de empezar:
- No envía nada sin revisión. Los avisos de deuda y las comunicaciones los revisa y los envía el despacho.
- No inventa importes. Lo que no cuadra entre la remesa y el banco queda pendiente.
- No sustituye al programa de gestión ni a la contabilidad de las comunidades. Trabaja con lo que exportan.
- No da asesoramiento jurídico. Las reclamaciones de deuda y los asuntos delicados siguen en manos del despacho.
Cómo se implanta y cuánto cuesta
La implantación se hace con datos reales de unas pocas comunidades:
- 1Una remesa y un extracto reales de una o varias comunidades.
- 2Las reglas del despacho: cómo se tratan los devueltos, qué se avisa y cuándo, quién revisa qué.
- 3Cruce, avisos y textos, programados y comprobados con esos datos.
- 4Pruebas reales, midiendo el tiempo, incluido el de revisión.
- 5Formación y entrega, y después el resto de comunidades.
Se empieza por una prueba de concepto (piloto) desde 850 €, de dos a cuatro semanas. Si el piloto confirma el ahorro, el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase. Después, una cuota mensual desde 250 € incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento. El detalle está en ¿cuánto cuesta una aplicación con IA?.
Los tiempos y el ahorro se miden en el piloto, con los datos del despacho. No publicamos porcentajes de ahorro sin esa medición.
En qué experiencia se apoya
Para administración de fincas todavía no tenemos un proyecto terminado que enseñar, y preferimos decirlo. Lo que sí tenemos es el análisis del trabajo de un despacho y de su programa de gestión, y las piezas en las que se apoya esta aplicación: la lectura de documentos con IA con revisión de una persona en lo dudoso, en producción en otros clientes, y la conexión con programas de gestión que no tienen una conexión abierta (automatizar la facturación sin cambiar de programa). Lo comprobable es el piloto, con una remesa y un extracto tuyos.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Puede la IA cuadrar la remesa de recibos con el extracto del banco?+
Sí. Un programa cruza cada recibo de la remesa con los movimientos del extracto y marca los cobrados, los devueltos y los pendientes de cada propietario y de cada comunidad. Lo que no cuadra queda marcado para que lo revise el despacho.
¿Puede avisar a los propietarios de los recibos pendientes?+
Prepara el aviso a cada propietario con lo que debe y el detalle de cada recibo. El despacho lo revisa y decide qué se envía, cuándo y por qué canal.
¿Funciona con Gesfincas u otro programa de administración de fincas?+
Trabaja con lo que el programa exporta (recibos, remesas, propietarios, cuotas) y con el extracto del banco, sin migrar datos. Si el programa no tiene una conexión abierta, en el piloto se comprueba qué vía de lectura es viable antes del desarrollo completo.
¿Puede redactar convocatorias y actas de junta?+
Prepara la convocatoria con el orden del día y el borrador del acta a partir de las notas de la junta y los datos de la comunidad. El texto final lo revisa el despacho y lo firma quien corresponde.
¿Dónde están los datos de los propietarios?+
En infraestructura de la Unión Europea, con acceso por usuario, y no se usan para entrenar modelos de terceros. El tratamiento queda regulado en un contrato de encargado del tratamiento.
¿Cuánto cuesta la IA para un despacho de administración de fincas?+
Una prueba de concepto (piloto) con una remesa y un extracto reales parte de 850 €; el desarrollo completo va de 5.000 a 20.000 € sin IVA, con precio cerrado por fase; y la cuota mensual, desde 250 €, incluye la infraestructura, la cuenta con el proveedor de IA y el mantenimiento.
¿Lo vemos con una remesa tuya?
Trae una remesa y el extracto del banco del mismo mes de una comunidad. En la primera conversación, que no se cobra, te decimos qué se cruzaría solo, qué habría que revisar y qué tendría el piloto.